7 Tipps zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Vermieter sind unter bestimmten Voraussetzungen dazu verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnungen zu erstellen. Diese muss bestimmte inhaltliche und formelle Vorgaben erfüllen. Damit es nicht zu Ärger mit den Mietern kommt, sollte hierbei sorgfältig gearbeitet werden. Unter anderem geht es darum, Fristen einzuhalten und nur solche Kosten in die Abrechnung aufzunehmen, die umlagefähig sind.

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter, gerade von Mehrfamilienhäusern, eine jährliche Pflichtaufgabe. Hierbei müssen sie inhaltliche und formelle Vorgaben erfüllen sowie Fristen und Abrechnungszeiträume berücksichtigen. In einen Nebenkostenabrechnung dürfen nur umlagefähige Kosten aufgenommen werden. Dieser Artikel stellt die gängigsten Fehler beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung vor und hilft Vermietern dabei, bei der Abrechnung alles richtig zu machen.

1. Wann müssen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Vermieter müssen nur unter bestimmten Voraussetzungen eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Hierbei müssen sie sich grundsätzlich an § 556 BGB orientieren, aber auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) sind von Relevanz.

Begriffliche Einordnung: Gelegentlich werden die Nebenkosten als Betriebskosten bezeichnet. Das ist nicht ganz korrekt. Nebenkosten sind einzelne Kostenpunkte, die beispielsweise für die Reinigung des Treppenhauses entstehen. Die Betriebskosten sind die Summe aller Nebenkosten die Vermieter zu tragen haben.

Eine Nebenkostenabrechnung muss nur dann erstellt werden, wenn Vermieter und Mieter im Mietvertrag vereinbart haben, dass Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Die Bezahlung der Betriebskosten erfolgt monatlich entweder in Form einer Vorauszahlung oder als Pauschale. Abgerechnet werden dürfen nur solche Kosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden.

In modernen Mietverträgen wird in der Regel eine „Bruttomiete“, „Inklusivmiete“ oder „Warmmiete“ vereinbart. „Bruttokaltmieten“ sind hingegen die Ausnahme. Im Mietvertrag wird üblicherweise auf die BetrkV Bezug genommen, in der festgelegt ist, bei welchen Kosten es sich um umlagefähige Kosten handelt. In der HeizkostenV ist zudem festgelegt, wie die Kosten einer zentralen Heizungs- oder Warmwasser-Versorgungsanlage auf die Mietparteien aufgeteilt werden.

2. Inhaltliche und formelle Vorgaben bei einer Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung müssen sowohl formelle als auch inhaltliche Vorgaben erfüllt werden. Es ist wichtig, hier keine Fehler zu begehen, da ansonsten Streitigkeiten mit den Mietern vorprogrammiert sind. Dies führt einerseits dazu, dass aufwendige Überarbeitungen und Korrekturen der Nebenkostenabrechnung vorgenommen werden müssen, und andererseits ist ein Vertrauensverlust seitens der Mieter wahrscheinlich.

Formelle Vorgaben

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass eine Nebenkostenabrechnung so gestaltet sein muss, dass auch juristische Laien sie problemlos überprüfen und eventuell vorhandene Fehler erkennen können. In Bezug auf die Formalien bedeutet das, dass in einer Nebenkostenabrechnung sämtliche Betriebskosten aufgeführt und in unterschiedliche Betriebskostenarten aufgeteilt sein müssen. Die Gesamtkosten eines Hauses beziehungsweise einer Wirtschaftseinheit müssen ebenso eindeutig benannt werden wie der verwendete Verteilerschlüssel.

Hinweis: Eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung ist nicht wirksam. Mieter haben dann das Recht, so mit ihr umzugehen, als hätte der Vermieter keine Abrechnung erstellt. Allerdings müssen die Vermieter über die Fehler in der Abrechnung in Kenntnis gesetzt werden.

Anhand der genannten Punkte ist es denn möglich, die Einzelkosten zu ermitteln, die jede einzelne Mietpartei zu tragen hat. Des Weiteren müssen in Bezug auf die formelle Ausgestaltung die Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Von den bereits geleisteten Vorauszahlungen werden die Einzelkosten abgezogen. Ergibt sich ein positiver Wert, bekommen die Mieter eine Erstattung. Bei einem negativen Wert muss eine Nachzahlung geleistet werden.

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung kommt ein bestimmter Umlageschlüssel zum Einsatz. Dieser sollte zusammen mit konkreten Erläuterungen zum Schlüssel angegeben werden. Einzelne Belege für die verschiedenen Kosten müssen der Nebenkostenabrechnung nicht beigelegt werden, Mieter haben aber das Recht auf Einsicht in die Unterlagen. Dieses Einsichtsrecht ist in § 259 BGB festgehalten.

Inhaltliche Vorgaben

Wie bei den formellen Anforderungen gibt es auch beim Inhalt gesetzliche Mindestinhalte, die gegeben sein müssen, damit eine Nebenkostenabrechnung rechtskräftig ist. Unter anderem müssen der Name des Vermieters, der die Nebenkostenabrechnung erstellt, sowie die Anschrift des Mieters enthalten sein. Ebenso ist es erforderlich, dass der konkrete Abrechnungszeitraum benannt wird, der allerdings maximal ein Jahr umfassen darf. Ebenso muss der Nutzungszeitraum angegeben sein. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn ein unterjähriger Mieterwechsel stattfindet.

Ebenfalls in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein muss eine konkrete Bezeichnung der vermieteten Immobilie. Hierzu gehören die Adresse, die Etage und die Lage auf der Etage. Hinzu kommen die einzelnen Kostenarten, die entweder nach Kostenkatalog oder BetriebskostenV abgerechnet werden. Die einzelnen Betriebskosten müssen nach Betriebskostenarten aufgelistet und somit übersichtlich sein. Auch die „sonstigen Betriebskosten“ müssen klar ausgewiesen sein. In diesem Zusammenhang müssen sowohl die entstandenen Gesamtkosten als auch die Einzelkosten für jede Mietwohnung beziehungsweise Gewerbeeinheit ersichtlich werden.

Vermieter müssen der Nebenkostenabrechnung Erläuterungen zum verwendeten Umlageschlüssel beilegen. Außerdem müssen die Vorauszahlungen, die die Mieter bereits geleistet haben, genannt werden. Aus der Differenz zwischen den Vorauszahlungen und den Einzelkosten ergibt sich dann ein Nachzahlungsbetrag oder eine Gutschrift. Dieser Saldo muss ebenfalls eindeutig und klar nachvollziehbar ausgewiesen sein.

3. Diese Fristen und Abrechnungszeiträume sind zu beachten

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter bestimmte Fristen einhalten. Beispielsweise darf die Abrechnungsperiode laut § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB nicht mehr als 12 Monate umfassen. In der Regel wählen Vermieter daher eine Abrechnungsperiode von Januar bis Ende Dezember. Sobald der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, haben Vermieter laut § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB ein Jahr Zeit, um den Mietern die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

Aber auch für die Mieter selbst gelten Fristen. So ist in § 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB geregelt, dass Mieter innerhalb eines Jahres, nachdem sie den Nebenkostenabrechnung erhalten haben, Zeit haben, um dagegen Widerspruch einzulegen. Außerdem gibt es konkrete Zahlungsfristen die eingehalten werden müssen, wenn sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung ergibt. Hierfür haben Mieter laut § 286 Absatz 3 BGB 30 Tage Zeit, sofern nicht eine andere Regelung im Mietvertrag vereinbart wurde. Vermieter sind allerdings dazu verpflichtet, in der Nebenkostenabrechnung auf diese Regelung hinzuweisen.

4. Welche Kosten sind umlagefähig und welche müssen Vermieter selbst tragen?

Laut geltendem Recht werden die Nebenkosten mit der Bruttomiete beglichen. Deswegen ist es aktuell zwingend erforderlich, eine Nebenkostenvereinbarung in den Mietvertrag aufzunehmen, um die Betriebskosten separat abrechnen zu können. Aber auch dann ist es nicht möglich, sämtliche Kosten an die Mieter weiterzugeben. Es ist daher wichtig, dass sich Vermieter genau darüber informieren, welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche sie selbst tragen müssen.

In § 2 BetrKV ist festgehalten, welche Betriebskosten Vermieter an ihre Mieter weitergeben dürfen. Hierzu gehören neben der Grundsteuer und der Wasserversorgung die Kosten für die Entwässerung und die zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage. Kosten, die für die Reinigung und Wartung einzelner Gasfeuerstätten, Etagenheizungen und Warmwassergeräte entstehen, können ebenso an die Mieter weitergegeben werden wie Kosten für Personen- und Lastenaufzüge.

Zu den Betriebskosten, die an die Mieter weitergegeben werden dürfen, gehören ferner Kosten für die Gebäudereinigung, die Gartenpflege, die Beleuchtung, die Schornsteinreinigung und für bestimmte Versicherungen. Auch dürfen die Kosten, die für einen Hausmeister entstehen, an die Mieter weitergegeben werden. Bei einer Antennenanlage oder einer Breitbandnetzverteileranlage dürfen die Kosten ebenso weitergegeben werden wie bei einem gemeinschaftlichen Waschraum.

Achtung: Es dürfen ausschließlich solche Kosten auf die Mieter umgelegt werden, die ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt wurden. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, sollten Vermieter daher im Mietvertrag auf die BetriebskostenV verweisen.

Für die Nebenkostenabrechnung gibt es bestimmte Sonderregelungen, die Vermieter kennen und berücksichtigen sollten. So schreibt § 4 Absatz 1 HeizkostenV beispielsweise vor, dass der Wärme- und Warmwasserverbrauch jeder einzelnen Mietpartei individuell ermittelt werden muss. Die Betriebskosten für Heizung und Warmwasser werden mindestens zu 50% und höchstens zu 70 % auf die Mieter umgelegt. Das ist in § 7 Absatz 1 Satz 1 und § 8 Absatz 1 HeizkostenV geregelt. Wie hoch der Verbrauch ist, steht in der jährlichen Heizkostenabrechnung.

Über den Punkt „sonstige Betriebskosten“ können beispielsweise Kosten für eine Trinkwasseranalyse, eine Rauchmelderwartung oder eine Dachrinnenreinigung an die Mieter weitergegeben werden. Allerdings gibt es auch nicht umlagefähige Nebenkosten. Hierzu gehören beispielsweise der Austausch von Teppichböden oder Reparaturen, die an der Heizungsanlage notwendig werden. Auch die Verwalterkosten muss ein Vermieter selbst tragen. Eventuell anfallende Kosten für einen Steuerberater oder eine Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung müssen die Vermieter ebenfalls selbst tragen.

Wichtiges zum verwendeten Umlageschlüssel

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verwenden Vermieter einen sogenannten Umlageschlüssel, der auch als Verteilerschlüssel bezeichnet wird. Dieser muss in der Abrechnung klar benannt werden, damit ein Mieter eindeutig nachvollziehen können, auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgt ist. In den meisten Fällen orientiert sich der Umlageschlüssel an der Wohnfläche, aber auch eine Berücksichtigung der Personenanzahl in der jeweiligen Mieteinheit ist möglich.

Ebenso ist es erlaubt, mehrere Umlageschlüssel zu kombinieren. Auch das muss allerdings eindeutig kommuniziert werden. In der Praxis ist es üblich, einen bestimmten Umlageschlüssel beziehungsweise Verteilerschlüssel schon im Mietvertrag festzulegen. Bleibt das aus, wird bei der Berechnung der Umlageschlüssel nach Wohnfläche herangezogen. Dies erfolgt dann auf Grundlage von § 556a Absatz 1 Satz 1 BGB.

5. Sonderfälle bei der Nebenkostenabrechnung

Bei einer Nebenkostenabrechnung kommt es immer wieder zu Sonderregelungen, die die Erstellung kompliziert machen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein unterjähriger Mieterwechsel stattfindet. In diesem Fall muss die Nebenkostenabrechnung teils die Kosten des Vormieters und teilst die Kosten des neuen Mieters enthalten. Eine solche zeitanteilige Nebenkostenabrechnung muss die entstandenen Kosten bis zum Auszug und ab dem Einzug eindeutig aufführen.

Einen Nebenkostenabrechnung für den bisherigen Mieter kann erst nach dessen Auszug erstellt werden. Hierbei sind dennoch die Abrechnungsfristen zu berücksichtigen. In einem solchen Fall unterscheiden sich Nutzungszeitraum und Abrechnungszeitraum voneinander, da häufig das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum herangezogen wird.

Ein weiterer Sonderfall liegt vor, wenn bestimmte Mietparteien durchgängig deutlich höhere Betriebskosten verursachen als andere. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Immobilie teilweise an private Mieter und teilweise an Gewerbebetriebe vermietet wird. Auch wenn eine Aufzugsanlage vorrangig von Gewerbetreibenden verwendet wird, entstehen hierdurch Zusatzkosten. In einem solchen Fall ist es erforderlich, den Verbrauch der Gewerbetreibenden exakt zu bestimmen und ihnen einen höheren Anteil an den Betriebskosten zuzuweisen, um Nachteile für die anderen Mieter zu verhindern. Dies erfolgt in der Regel über einen Vorwegabzug für Gewerbe.

Hinweis: Vermieter sind nicht dazu verpflichtet, den „gerechtesten“ Umlageschlüssel zu verwenden. Entsprechend dürfen auch die Praktikabilität und mögliche Einsparpotenziale bei der Auswahl des Schlüssels eine Rolle spielen.

Bei der Prüfung, ob ein Vorwegabzug für Gewerbe nötig ist, muss die jeweilige Unternehmensart in den Blick genommen werden. Büroräume verursachen üblicherweise keine übermäßig hohen Nebenkosten, weswegen eine standardmäßige Nebenkostenabrechnung möglich ist. Bei Betrieben wie einem Friseur entstehen allerdings häufig hohe Wasserkosten, die dann nicht auf sämtliche Mietparteien umgelegt werden können. Hier ist dann ein Vorwegabzug erforderlich.

Ein weiterer Sonderfall liegt vor, wenn Wohnungen über einen längeren Zeitraum leerstehen. Die Betriebskosten, die bei solchen leerstehenden Wohnungen anfallen, müssen von den Vermietern getragen werden. Folglich ist eine Anpassung des Verteilerschlüssels erforderlich. Ein entsprechendes Urteil hat der BGH am 31.05.2016 mit dem Aktenzeichen VIII ZR 159/05 getroffen. Allerdings ist nicht rechtlich geklärt, was bei der Nutzung des Umlageschlüssels nach Personenanzahl zu tun ist. Häufig wird hier die leerstehende Wohnung berücksichtigt, als würde eine einzelne Person darin leben.

6. Gängige Fehler beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung warten viele Stolperfallen und Hindernisse. Vermieter sollten diese meiden, um Streitigkeiten und Konflikte mit ihren Mietern gar nicht erst entstehen zu lassen. Es gibt einige gängige Fehler, die sich mit etwas Geschick und einem strategischen Vorgehen umgehen lassen:

Für eine Nebenkostenabrechnung ist eine Nebenkostenvereinbarung unverzichtbar. Es sollte daher unbedingt vermieden werden, dass diese fehlt. Ebenso führen Versäumnisse bei den Fristen für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu Problemen. Vermieter sollten deshalb darauf achten, ihren Mietern die vollständige und korrekte Abrechnung fristgerecht zukommen zu lassen. Hierbei müssen sie den Einbezug von Leerstand vermeiden.

Des Weiteren kommt es immer wieder vor, dass nicht umlagefähige Kosten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Vor der Erstellung sollte daher genau geprüft werden, welche Kosten an die Mieter weitergegeben werden dürfen und welche nicht. Nach der Erstellung sollte eine vollständige Überprüfung der Abrechnung erfolgen. Andersherum ist es ebenso schädlich für Vermieter, wenn sie einen umlagefähigen Kostenpunkt nicht in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen, da sie den entsprechenden Betrag dann selbst tragen müssen.

Ebenso wichtig ist es, formelle Fehler bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden. So sollten sämtliche Pflichtangaben aufgeführt werden. Zudem kommt es darauf an, dass die Abrechnungsperiode 12 Monate nicht überschreitet. Sollten sich in einer Immobilie Gewerbeeinheiten befinden, müssen diese in den Nebenkostenabrechnung klar von den Privatwohnungen abgegrenzt werden.

7. Diese Mieterrechte sollten Vermieter kennen

Mieter haben in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung bestimmte Rechte, die sie in Anspruch nehmen können. Unter anderem ist es ihnen erlaubt, die Abrechnung zu prüfen. Sowohl für die Prüfung als auch für einen eventuellen Widerspruch haben sie 12 Monate Zeit. Um die Prüfung vornehmen zu können, müssen die Vermieter den Mietern Einsicht in die Rechnungen und Dokumente gewähren, die für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden. Dies kann entweder schriftlich erfolgen oder die Vermieter ermöglichen die Einsicht in ihren Geschäftsräumen.

Wenn sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben ergibt, haben Mieter einen Anspruch darauf, dass dieses innerhalb von 30 Tagen ausgezahlt wird. Kommen Vermieter bestimmten Verpflichtungen nicht nach, sind Mieter dazu berechtigt, sie zu verklagen. Ist die Abrechnungsfrist bereits zu Ende gegangen, können die aktuellen Nebenkostenvorauszahlungen einbehalten werden bis eine Abrechnung seitens des Vermieters erfolgt ist.

Um Streit mit Mietern zu vermeiden, sollten Vermieter einige Strategien und Vorgehensweisen nutzen. Beispielsweise ist es empfehlenswert, für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen und bei Fragen und Unklarheiten für Gespräche zur Verfügung zu stehen. Viele Vermieter setzen deshalb eine Hausverwaltung ein, die sich um solche Anliegen kümmert und den Mietern als Ansprechpartner dient. Um es gar nicht erst zu Problemen kommen zu lassen, sollte die Nebenkostenabrechnung von vornherein sorgfältig erstellt werden. Sollten Mieter bestimmte Anliegen erwähnen, ist es wichtig, dass Vermieter diese ernst nehmen und berücksichtigen. Wer sich in diesem Zusammenhang unsicher fühlt, kann sich Fachexpertise durch einen Steuerberater oder einen Fachanwalt an die Seite holen.

Fazit

Haben Vermieter mit ihren Mietern eine Vorauszahlung der Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart, so sind sie zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Diese sollte sowohl formell als auch inhaltlich korrekt sein und innerhalb der gesetzlichen Fristen erstellt werden. Hierbei kommt es darauf an, dass die Nebenkostenabrechnung transparent ist und auch von Laien mühelos nachvollzogen und verstanden werden kann.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung kommt es darauf an, die verschiedenen Betriebskosten nach Kostenarten aufzuschlüsseln und den verwendeten Umlageschlüssel klar zu benennen. Hierbei müssen sämtliche rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, weswegen es sich in vielen Fällen lohnt, auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder einem Fachanwalt zurückzugreifen. Auf diese Weise lassen sich gängige Fehler bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung vermeiden. So bekommen Vermieter die umlagefähigen Kosten von ihren Metern erstattet und das Mietverhältnis wird nicht durch fehlerhafte Abrechnungen belastet.