Abnutzung, Witterung, Materialermüdung & Co setzen einer Immobilie fortwährend zu. Ob Dach oder Fassade, Leitungsrohre oder Modernisierung der Mietwohnung. Die Instandhaltungsrücklage ist für WEG und Vermieter, generell Immobilieneigentümer, eine der elementarsten Disziplinen. Wie hoch sollte sie sein, ist sie gesetzlich vorgegeben und was muss beim Thema Notgroschen beachten?
Ob Neubau oder Altbau, irgendwann nagen Abnutzung, Witterung, Materialermüdung und vieles mehr an der Immobilie. Eigentümer von Einzelimmobilien sollten ebenso wie Eigentümer einer
Wohnungseigentümergemeinschaft, kurz WEG, einen Notgroschen für die Instandsetzung ansparen. Doch auch und gerade Vermieter sollten finanziell vorsorgen, wenn Dach und Fassade, Rohrleitungen und Heizanlage erneuert werden müssen.
Wie hoch sollte dieser Notgroschen ausfallen und wie berechnet man diesen? Ist die Rücklage umlagefähig und welche steuerlichen Aspekte sind zu beachten? Viele Fragen, auf die wir Antworten haben, für Immobilieneigentümer an sich, WEG´s und Vermieter.
Die Instandhaltungsrücklage als Notgroschen für die Immobilie
Als Instandhaltungsrücklage versteht sich ein finanzielles Polster, das als Rücklage ratierlich angespart wird und für unvorhergesehene oder geplante Baumaßnahmen verwendet wird.
Dieser finanzielle Notgroschen wird in der Regel bei Wohnungseigentümergemeinschaften über das so genannte Hausgeld durch alle Teileigentümer angespart. Bei Vermietern müssen diese Rücklagen über den Mietzins oder externe Finanzmittel finanziert werden. Selbstnutzer von Immobilien müssen parallel Gelder bereitstellen, um unvorhergesehene Baumaßnahmen und Reparaturen durchführen zu können.
Diese finanzielle Rücklage dient dem baulichen Erhalt der Immobilie, wie auch dem Werterhalt und ist essentiell, teils auch notwendig, um seinen Aufgaben als Vermieter gesetzlich zu entsprechen. Doch dazu später.
Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?
Das Wort Instandhaltungsrückstand wird oft in diesem Zusammenhang genannt. Dieser entsteht, wenn Immobilieneigentümer längerfristig keine notwendigen Reparaturen durchführen, die Immobilie schlichtweg seinem natürlichen Verfall Preis geben. Doch soweit sollte es nie kommen, sofern man klug und nachhaltig vorplant.
Innerhalb einer WEG ist sie stets zweckgebunden. Das bedeutet, dass das angesparte Geld nur und ausschließlich für die Instandhaltung der Immobilie oder eine Reparatur verwendet werden darf. Anderweitige Kosten wie Versicherungen oder Energie- und Heizkosten dürfen bei der WEG nicht über diese Rücklage finanziert werden.
Die WEG darf selbst bestimmen, ob die Gelder für eine Großsanierung oder kleinere Reparaturen verwendet werden, per Beschluss. Bei kleineren Reparaturen und Modernisierungen wird oft eine Sonderumlage getätigt. Per Mehrheitsbeschluss wird ein definierter Geldbetrag festgesetzt, den jeder Eigentümer innerhalb der WEG berappen muss. So bleibt die Instandhaltungsrücklage als Notgroschen auch für unvorhergesehene Schäden oder größere Baumaßnahmen unangetastet.
Achtung: Bei der WEG wird nur das Gemeinschaftseigentum von der Instandhaltungsrücklage berührt. Reparaturen und Modernisierungen am Sondereigentum können nicht über den zweckgebundenen Notgroschen bezahlt werden.
Tipp: Als Eigentümer einer WEG sollte man auch stets finanziell vorsorgen um sein Sondereigentum instand zu halten.
Bei Vermietern braucht es in der Regel keine Abhängigkeiten über die Verwendung von finanziellen Rücklagen, wie auch bei Selbstnutzern einer Immobilie.
Benötigt wird dieser Notgroschen für das Instandhalten des Daches, der Fassade, der Fenster und Türen, der Hausflure, der Außenanlage, der Zu- und Ableitungen von Wasser, Stromleitungen, Heizanlagen und Rohren und notwendiger Reparaturen.
Die Umlagefähigkeit der Instandhaltungsrücklage
Ob Eigentümer innerhalb einer WEG oder Besitzer einer Einzelimmobilie. Als Vermieter darf man die Rücklage für die Instandsetzung der Immobilie nie auf den Mieter umlegen. Auch wenn die Schaffung der Rücklage regelmäßig erfolgt.
Die Betriebskostenverordnung, §1 BetrKV setzt Grenzen. Demnach ist nur und allein der Eigentümer für die Instandhaltung der kompletten Immobilie verantwortlich.
Achtung: Vermieter einer Eigentumswohnung erlesen oft aus der Abrechnung des WEG-Verwalters den Posten Instandhaltungsrücklage, den sie dann im selbst verfassten Mietvertrag auf den Mieter umlegen wollen. Dieser Kostenpunkt hat im veranschlagten Mietzins nichts zu suchen.
Vermieter sind per Gesetz verpflichtet die Mietsache stets und ständig in einem vertragsgemäßen Zustand zu halten. Ergo müssen auch sie allein die finanziellen Mittel bereitstellen, wenn das Dach neu gedeckt werden muss (Instandhaltung) oder die Heizanlage repariert werden muss (Instandsetzung).
Vermieter und Hausverwaltungen sollten die Gesamtjahresabrechnung um den Kostenpunkt der Instandhaltungsrücklage, aber auch von Instandhaltung und -setzung, bereinigen.
Steuerliche Behandlung für finanzielle Rücklagen der Immobilie
Vermieter, Wohnungseigentümer und -Käufer sollten bei der steuerlichen Betrachtung der Instandhaltungsrücklage folgendes beachten:
Verzinsung der Rücklage
Jede Eigentümergemeinschaft und jeder Vermieter, sprich Immobilieneigentümer, darf Teile seiner Rücklagen in Tages- oder Festgeldkonten einlegen. Das macht dann Sinn, wenn genug Geld als Notgroschen vorhanden ist. Die aus der Anlage entstehenden Zinsen sind aber zu versteuern.
Instandhaltungsmaßnahmen als Werbekosten
Als Vermieter kann man mal viele Kosten beim Finanzamt angeben, auch Werbungskosten geltend machen, soweit klar. Jedoch ist die Instandhaltungsrücklage beim Einzahlen nicht gleichbedeutend mit Werbungskosten. Laut Bundesfinanzhof (BFH Aktenzeichen IX B 124/08) kann die Rücklage erst dann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie auch für die Instandhaltungsmaßnahmen verwendet wurden.
Instandhaltungsrücklage bei Grunderwerb
Immer dann, wenn man eine Immobilie kauft, ist Grunderwerbsteuer fällig, die sich nach dem Kaufpreis, also dem Wert der Immobilie richtet. Wird dieser Wert um die gebildete Rücklage erhöht, ist eben diese nicht Grundsteuerpflichtig und entsprechend vom Gesamtkaufpreis abzuziehen.
In der Realität bei Kaufverträgen wird deshalb die Formulierung „Der Kaufpreis enthält eine Instandhaltungsrücklage in Höhe von xxxxx Euro“ verwendet.
Doch noch entscheidende Fragen warten auf eine Antwort. Wie berechnet man klugerweise diesen essentiellen Notgroschen bei einer WEG und wie können Selbstnutzer und Vermieter vorsorgen um notwendige Instandhaltungen in der Zukunft tragen zu können? Antworten und Tipps hierzu gibt es im zweiten Teil.
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