Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist eine aufwendige, aber extrem wichtige Aufgabe, mit der sich Vermieter konfrontiert sehen. Es ist entscheidend, sie professionell und korrekt vorzunehmen. So lassen sich Kosten und Ärger mit den Mietern vermeiden. In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Tipps und Tricks, die bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung eine Rolle spielen.
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung kommt es immer wieder zu Fehlern und Problemen. Das liegt daran, dass eine solche Abrechnung auf teils komplizierten Gesetzen und Regeln beruht. Sowohl private Vermieter als auch professionelle Verwalter haben gelegentlich Schwierigkeiten, hier den Überblick zu behalten. Die Folge: unnötige Kosten, Ärger mit den Mietern, zusätzlicher Verwaltungsaufwand. All das lässt sich mit einigen Tipps und Tricks vermeiden.
Ohnehin sollten sich alle Vermieter hinterfragen, wie sie die gängigsten Fehler bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung vermeiden. Nichts ist schlimmer als ein ellenlanger Streit mit der Mieterschaft.
Der erste Teil dieses Ratgebers stellt die Voraussetzungen vor, die für eine Nebenkostenabrechnung gegeben sein müssen. Die Grundlagen ergeben sich aus der Betriebskostenverordnung, sowie dem BGB. Außerdem erläutert er notwendige Inhalte und bestehende Fristen.
Eine Nebenkostenabrechnung wird nur unter bestimmten Voraussetzungen fällig
Der Gesetzgeber hat klar geregelt, unter welchen Voraussetzungen Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen. Die zentralen Regelungen hierzu sind in § 556 BGB sowie in der Betriebskostenverordnung und der Heizkostenverordnung zu finden. Das BGB schreibt beispielsweise vor, dass nur solche Betriebskosten von den Mietern zu zahlen sind, die ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurden. Üblicherweise werden monatliche Vorauszahlungen verlangt. In diesem Fall sind Vermieter zur jährlichen Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet.
Hinweis: Häufig werden „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ synonym verwendet. Grundsätzlich stellen Nebenkosten jedoch einzelne Kostenpunkte und die Betriebskosten die Summe aller Nebenkosten dar.
Die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung klären Detailfragen zu den Betriebskosten. In der Betriebskostenverordnung sind beispielsweise alle Arten von Betriebskosten aufgeführt, die an die Mieter weitergegeben werden dürfen. Die Heizkostenverordnung beschäftigt sich mit der Verteilung von Kosten, die bei Heizungs- und Warmwasseranlagen entstehen.
Inhaltliche und formale Regeln bei der Nebenkostenabrechnung einhalten
Eine Nebenkostenabrechnung kann nicht beliebig gestaltet werden. Der Gesetzgeber gibt klare inhaltliche und formale Regeln vor, an die sich Vermieter halten müssen. Nur dann ist es möglich, eventuelle Mehrkosten bei den Mietern geltend zu machen, wenn diese die Höhe der Abschläge überschreiten. Grundsätzlich gilt: Übersichtlichkeit und ein Minimum an Angaben sind in einer Nebenkostenabrechnung verpflichtend und sie muss schriftlich erstellt und dem Mieter zugestellt werden.
Formelle Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung
Eine Nebenkostenrechnung ist nicht vorrangig dazu da, Experten der Branche zu informieren. Stattdessen soll es den Mietern, die im Mietrecht üblicherweise Laien sind, möglich sein, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Das gilt sowohl für die rechnerische Richtigkeit als auch für die logische Nachvollziehbarkeit der Nebenkostenabrechnung. Unter anderem müssen deswegen sämtliche Betriebskosten unterteilt in verschiedene Betriebskostenarten aufgeführt werden. Außerdem sind die Vermieter dazu verpflichtet, die Gesamtkosten eines Hauses oder einer Wirtschaftseinheit sowie den Verteilerschlüssel zu benennen. Hieraus ist es dann möglich, die Einzelkosten für jeden Mieter zu berechnen.
Des Weiteren ist entscheidend, dass die Summe aller Vorauszahlungen in der Nebenkostenabrechnung auftaucht. So kann aus der Differenz aus Kosten und Vorauszahlungen berechnet werden, ob sich für die Mieter ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt. Es ist wichtig, den verwendeten Umlageschlüssel zu benennen und der Nebenkostenabrechnung eventuell notwendige Erläuterungen beizulegen. Es ist nicht zwingend erforderlich, Einzelbelege für entstandene Kosten anzugeben, § 259 BGB regelt aber, dass Mieter ein Einsichtsrecht in die Belege haben.
Achtung: Sollte es zu formellen Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung kommen, ist diese als Ganzes unwirksam.
Inhaltliche Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung
Es gibt eine Vielzahl inhaltlicher Vorgaben, an die sich Vermieter bei einer Nebenkostenabrechnung halten müssen. Unter anderem müssen Angaben zu Vermieter und Mieter sowie zum Abrechnungszeitraum und zum Nutzungszeitraum gemacht werden. Die Mietimmobilie muss klar benannt werden. Außerdem ist es erforderlich, die einzelnen Kostenarten genau aufzuführen und diese klar von den Betriebskostenarten zu unterscheiden.
Des Weiteren ist es erforderlich, die „sonstigen Betriebskosten“ anzugeben und die Gesamtkosten zu nennen, die der Vermieter zu tragen hat. Der verwendete Umlageschlüssel sollte konkret benannt und die hierfür notwendigen Erläuterungen beigefügt werden. Zudem muss eine Berechnung der Nebenkostenanteile erfolgen, die jeder einzelne Mieter zu tragen hat. Weiterhin gehört zu den inhaltlichen Vorgaben, dass alle geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt werden und der entsprechende Saldo ermittelt wird.
Geltende Fristen für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnungsperiode einer Nebenkostenabrechnung darf maximal 12 Monate betragen. In der Praxis werden häufig Kalenderjahre herangezogen, es sind aber auch andere Abrechnungszeiträume denkbar. Wenn eine Nebenkostenabrechnung einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten umfasst, können die Mieter die Nachzahlungen verweigern, bis sie eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung erhalten. Ebenso gibt es eine Zustellungsfrist bis spätestens zum Ende des Folgejahres nach dem Ende des Abrechnungszeitraums.
Zudem gilt eine sogenannte Ausschlussfrist. Das bedeutet, dass ein Vermieter keine Nachzahlungen mehr vom Mieter verlangen darf, wenn die Abrechnungsfrist nicht eingehalten wurde. Andersherum muss er aber ein bestehendes Nebenkostenguthaben auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist an den Mieter auszahlen. Eine Ausnahme gilt dann, wenn die Fristüberschreitung nicht vom Vermieter zu verantworten ist und dieser das nachweisen kann.
Grundsätzlich haben Mieter das Recht, einer Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Das müssen sie spätestens ein Jahr nach Zugang der Abrechnung tun. Dadurch, dass Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung eingelegt wird, verändern sich die Fälligkeitstermine für Forderungen auf Nachzahlung jedoch nicht. Wann diese Fälligkeitstermine vorliegen, hängt von den Vereinbarungen im Mietvertrag ab. Wenn keine konkreten Regelungen vorliegen, müssen Forderungen spätestens 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung beglichen werden.
Sie kennen nun die grundlegenden Regeln und Voraussetzungen für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Der zweite Teil dieses Ratgebers gibt Ihnen zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Kostenarten in einer Nebenkostenabrechnung, zu Sonderfällen, zu gängigen Fehlern sowie zu den Mieterrechten. Mit diesem Wissen fällt es Ihnen leicht, eine rechtskonforme, vollständige und korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
