Vermieter sind rechtlich dazu verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung aufzustellen. Das gilt nicht nur für Mietwohnungen, sondern auch für die Gewerbeeinheit. Im letzten Fall gelten aufgrund der Betriebskostenverordnung noch zusätzliche Regeln. Gerade für private Vermieter ist es schwer, hier den Überblick zu behalten. Das ist aber wichtig, um sich Ärger, Bürokratie und Kosten aufgrund einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung zu ersparen.
Die Nebenkostenabrechnung für die Gewerbeeinheit unterscheidet sich in mehreren Punkten von den Regelungen für reine Wohnimmobilien. Das verkompliziert die jährliche Erstellung merklich. Vermieter müssen eine Nebenkostenabrechnung jedoch vollständig und korrekt erstellen, um juristischen Ärger und Mehrkosten zu vermeiden. Dieser Artikel stellt die Besonderheiten bei Nebenkostenabrechnungen von Gewerbeimmobilien vor und erklärt, worauf Vermieter im Einzelnen achten sollten.
Häufiger Streit bei Nebenkostenabrechnung für Gewerbeeinheit
Bei einer Nebenkostenabrechnung warten viele Hürden und Stolperfallen. Diese sollten unbedingt vermieden werden, damit es nicht zu Ärger mit den Mietern und daraus resultierenden Rechtsstreitigkeiten und Kosten kommt. Gerade für Laien ist es aber häufig schwierig, sämtliche Aspekte zu berücksichtigen, die bei einer Nebenkostenabrechnung eine Rolle spielen.
Zwar sind die entsprechenden Regelungen in der Betriebskostenverordnung festgehalten. Aber wegen der Sonderregelungen für eine mögliche Gewerbeeinheit innerhalb der Immobilie führen die Betriebskosten immer wieder zu Streitigkeiten. Das gilt insbesondere dann, wenn eine Immobilie nicht nur Mietwohnungen, sondern auch gewerbliche Flächen umfasst.
Verhandlungen auf Augenhöhe
Im Unterschied zu Mietverträgen für Wohnräume geht das Immobilienrecht bei Mietverträgen für Gewerbeimmobilien davon aus, dass Mieter und Vermieter gleichberechtigte Kaufleute sind. Die besondere Schutzbedürftigkeit, die privaten Mietern zugesprochen wird, gilt in einem solchen Fall also nicht. Die Folge ist, dass die Vereinbarungen, die in einem solchen Vertrag geschlossen werden, ganz individuell ausgehandelt werden können. Das hat häufig Auswirkungen auf die Betriebskosten.
Hinweis: Gewerbliche Mieter haben ebenfalls einen gesetzlichen Anspruch auf eine jährliche Nebenkostenabrechnung, in der sämtliche Betriebskosten übersichtlich und detailliert aufgeführt werden.
Wegen der Möglichkeit zu individuellen Vereinbarungen zwischen Mietern und Vermietern spielt der Mietvertrag bei Gewerbeimmobilien eine besonders große Rolle. Nur diejenigen Kosten, die hierin ausdrücklich erwähnt sind, dürfen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Deswegen ist es wichtig, genau zu verhandeln und den Vertrag vor der Unterzeichnung sorgfältig zu prüfen.
Im Einzelnen sollte im Gewerbemietvertrag also auf § 1 BetrKV sowie die Liste der Nebenkosten aus § 2 BetrKV schriftlich hingewiesen werden und zusätzliche, nur die Gewerbeeinheit betreffende, Nebenkosten sollten zwingend zusätzlich im Mietvertrag benannt werden. Wird ein spezieller Kostenpunkt weder in der Liste aus §2 der Betriebskostenverordnung benannt noch im Gewerbemietvertrag als umlagefähig deklariert, kann der Vermieter die Kosten auch nicht auf den Gewerbetreibenden umlegen.
Bei Gewerbeeinheit können individuelle Regelungen vereinbart werden
Für gewerbliche Mietverträge gelten in zahlreichen Punkten andere Regelungen als bei privaten Mietverträgen. Zwar müssen auch hier die Vorschriften der Betriebskostenverordnung berücksichtigt werden, allerdings können durch individuelle Absprachen Sonderregelungen vereinbart werden. So dürfen beispielsweise Wartungskosten und Verwaltungskosten bei privaten Mietverträgen niemals auf die Meter umgelegt werden, bei gewerblichen Mietverträgen kann eine Beteiligung an solchen Kosten aber individuell vereinbart werden. Auch hier können aber nur Kosten umgelegt werden, die ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt sind.
Für Vermieter ist es deswegen wichtig, sämtliche umlagefähigen Betriebskosten im Mietvertrag zur Gewerbeeinheit eindeutig zu benennen. Formulierungen sollten so gewählt sein, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind. Ansonsten kommt es bei einer Nebenkostenabrechnung leicht einmal zu Streit. Deswegen ist es ratsam, eine eigene Anlage zum Mietvertrag zu erstellen, in der sämtliche Betriebskosten aufgeführt werden. So gibt es Rechtssicherheit auf beiden Seiten.
Der richtige Einsatz des Umlageschlüssels für Gewerbeeinheit
Die Grundlage für Nebenkostenabrechnungen ist sowohl bei privaten als auch bei gewerblichen Mietverträgen ein spezieller Umlageschlüssel. Hierbei wird die gemietete Gewerbefläche ins Verhältnis zur Gesamtimmobilie gesetzt. Für die Berechnung der Betriebskosten wird dann die individuelle Quadratmeterzahl herangezogen. Dieses Vorgehen ist bei Immobilien angebracht, die entweder ausschließlich privat oder uneingeschränkt gewerblich genutzt werden.
Wenn jedoch einige Einheiten privat und andere als Gewerbeeinheit vermietet werden, spricht man von einer sogenannten Mischnutzung. In diesem Fall muss klar zwischen privaten und gewerblichen Räumen unterschieden werden, um die Betriebskosten fair und individuell berechnen zu dürfen. Eine Benachteiligung privater Mieter muss zwingend ausgeschlossen sein. So haben gewerbliche Mieter häufig einen höheren Wasserverbrauch oder erzeugen mehr Müll. Entsprechend entstehen höhere Kosten, die nicht zum Nachteil der privaten Mieter umgelegt werden dürfen. Ein allgemeingültiger Umlageschlüssel darf in einem solchen Fall nicht genutzt werden.
Unterschiede bei den Verjährungsfristen bei Gewerbeeinheit
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zwischen privaten und gewerblichen Mietverträgen sind die Verjährungsfristen. Allerdings gilt auch hier, dass zunächst eine ordnungs- und fristgemäße Abrechnung erfolgt sein muss, bevor Ansprüche geltend gemacht werden können. Vermieter müssen somit innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende eines Berechnungszeitraums einer Nebenkostenabrechnung erstellen und dem jeweiligen Mieter zukommen lassen.
Der Unterschied zu privaten Mietverträgen besteht darin, dass bei gewerblichen Mietverhältnissen ein Recht auf Nachbesserung der Abrechnung besteht. Wenn dem Mieter die Nebenkostenabrechnung somit nicht rechtzeitig zukommt, ist das Geld nicht automatisch verloren. Erst wenn drei Jahre abgelaufen sind, greifen die Verjährungsfristen und die Betriebskosten können nicht mehr nachgefordert werden. Obwohl diese Regelungen einen Vorteil für Vermieter darstellen, sollten diese sich darum bemühen, Nebenkostenabrechnungen fristgemäß und korrekt zu erstellen.
Das gilt bei einer Vermietung an öffentliche Einrichtungen
Erfolgt eine Vermietung an eine Einrichtung, die teilweise oder ganz von einem öffentlichen Träger unterstützt wird, gelten ebenfalls andere Regelungen. Das ist beispielsweise bei einer Kindertagesstätte der Fall. Häufig wird die Nebenkostenabrechnung dann nicht an den Betreiber, sondern an die unterstützende Einrichtung wie die Gemeinde oder den Landkreis geschickt.
Private Mieter zahlen üblicherweise eine monatliche Pauschale, mit der die Betriebskosten abgegolten sind. Bei öffentlichen Einrichtungen werden ausschließlich solche Kosten übernommen, die für den Betrieb der jeweiligen Kindertagesstätte oder einer anderen Einrichtung erforderlich sind. Werden Mehrkosten verursacht, übernimmt dies der öffentliche Träger nicht immer. Deswegen wird eine Nebenkostenabrechnung in diesen Fall meist besonders kritisch und individuell geprüft.
