Gelegentlich wollen Eigentümer einen WEG-Verwaltervertrag oder eine Mietverwaltung nicht verlängern. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sie mit der bisherigen Hausverwaltung nicht zufrieden sind oder gerne günstigere Preise bekommen möchten. Damit das funktioniert, müssen sie klar zwischen dem Verwaltervertrag und der Verwalterbestellung unterscheiden. Das gilt insbesondere dann, wenn Vertragslaufzeit und Bestellung nicht übereinstimmen.
Sind Eigentümergemeinschaften mit der Arbeit einer Hausverwaltung nicht zufrieden oder wünschen sich günstigere Preise, wollen sie meist den WEG-Verwaltervertrag und die Mietverwaltung nicht verlängern. Hierbei ist zu beachten, dass Verwaltervertrag und Verwalterbestellung zwei unterschiedliche Rechtsakte sind. Dieser Artikel erläutert, wie Eigentümer vorgehen können, wenn sie den Verwaltervertrag und die Mietverwaltung nicht fortführen möchten.
Unterschied zwischen WEG-Verwaltervertrag und Verwalterbestellung
Bei dem WEG-Verwaltervertrag und der Bestellung eines Verwalters handelt es sich um unterschiedliche Rechtsakte. Diese ziehen daher jeweils andere rechtliche Konsequenzen nach sich. Das Verwalteramt ist hierbei von der Bestellung, nicht aber vom Verwaltervertrag abhängig. Das bedeutet, dass ein Verwaltervertrag durchaus weiterlaufen kann, auch wenn die Bestellungszeit bereits abgelaufen ist. Andersherum bleibt die Bestellung eines Verwalters davon unberührt, wenn lediglich sein Vertrag nicht verlängert werden soll.
Wenn Vertragslaufzeit und Bestellung nicht übereinstimmen
In den meisten Fällen vereinbaren die Eigentümergemeinschaft und der Verwalter dieselben Laufzeiten für die Bestellung und den WEG-Verwaltervertrag. Das bedeutet, dass der Vertrag während der gesamten Bestellungszeit läuft. In einem solchen Fall genügt es, das Ende der jeweiligen Laufzeiten abzuwarten, um sich von einem bisherigen Verwalter zu trennen und einen neuen zu berufen.
Hinweis: In einigen Fällen sind WEG-Verwaltervertrag und Bestellung aneinander gekoppelt. Unter diesen Umständen führt ein Auslaufen der Bestellung automatisch zu einem Ende des Vertrags. Eine separate Kündigung ist in diesem Spezialfall nicht nötig. Hier sollte man genau prüfen, ob eine Scheinverwaltung besteht.
Ein besonders aufmerksames Vorgehen seitens der Eigentümergemeinschaft ist gefragt, wenn Bestellung und Vertrag unterschiedliche Laufzeiten haben. Läuft beispielsweise der Verwaltervertrag weiter, aber die Bestellung endet, ist zu prüfen, ob eine Kündigung des WEG-Verwaltervertrags möglich und notwendig ist. Das ist beispielsweise dann relevant, wenn die Kündigungsfrist weniger als 6 Monate nach dem Ende der Bestellungszeit beträgt. In diesem Fall ist eine sofortige Kündigung des Verwaltervertrags angeraten.
Nach 6 Monaten nach Ende der Bestellungszeit endet ein Verwaltervertrag automatisch. Hierfür ist es unerheblich, ob der Verwalter offiziell abberufen wurde oder nicht. Ist die Bestellungszeit bereits abgelaufen, der Verwaltervertrag läuft aber weiter, stehen dem Verwalter weiterhin Vergütungsansprüche zu. Diese können jedoch um bis zu 20% gekürzt werden.
Die genau umgekehrte Situation liegt vor, wenn die Bestellung des Verwalters weiter Bestand hat, der WEG-Verwaltervertrag jedoch nicht verlängert wird. In einem solchen Fall ist zu klären, welche Vergütung dem Verwalter für seine Arbeit zusteht. Hierbei wird eine übliche Vergütung zugrunde gelegt, die sich an dem bisherigen Verwaltervertrag orientiert. In einem solchen Fall ist zu prüfen, ob der Verwalter abberufen werden soll oder nicht.
In § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG ist geregelt, dass dies „jederzeit“ geschehen kann. Hierfür ist keine Nennung von Gründen erforderlich. Für die Abberufung genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer. Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn ein Verwalter nach dem Ende der Bestellungszeit nicht wiederberufen werden soll.
Das ist bei einer Wiederbestellung zu beachten
Möchte eine Eigentümergemeinschaft einen Verwalter wiederbestellen, muss sie entscheiden, wie sie mit dem WEG-Verwaltervertrag verfahren möchte. Es sollte unbedingt vermieden werden, dass der Verwalter wiederbestellt, sein Vertrag aber vergessen wird. Das gilt, obwohl es für eine erfolgreiche Wiederbestellung eines Verwalters nicht erforderlich ist, dass ein schriftlicher Verwaltervertrag vorliegt oder neu erstellt wird. Immerhin handelt es sich bei beiden Verwaltungsakten um unterschiedliche Rechtsakte.
In der Praxis ist es üblich, dass ich die Eigentümer darauf verständigen, dass der bisherige WEG-Verwaltervertrag mit sämtlichen Regelungen und Vereinbarungen fortgesetzt wird. Galt der bisherige Verwaltervertrag für den Zeitraum der Bestellung, so kann dies auch für den neuen Vertrag so vereinbart werden. Ebenso kann im Verwaltervertrag Folgendes festgehalten werden: „Im Fall der Wiederbestellung des Verwalters gilt dieser Vertrag auch für den Wiederbestellungszeitraum.“ In diesem Fall führt jede Wiederbestellung dazu, dass der bisherige Verwaltervertrag weiter genutzt wird.
Hinweis: Manchmal ist es nicht gewünscht, dass der bisherige WEG-Verwaltervertrag weitergeführt wird. In diesem Fall können die Eigentümer entscheiden, einen komplett neuen Vertrag aufzusetzen oder einzelne Punkte des Vertrags anzupassen.
Die Suche nach einer neuen Verwaltung
Möchte eine Eigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung bestellen, muss hierfür genügend Zeit eingeplant werden. Üblicherweise dauert es drei bis vier Monate, bis ein neuer Verwalter gefunden ist und bestellt werden kann. Liegen jedoch Schwierigkeiten wie ein Sanierungsstau oder eine mangelnde Liquidität vor, sollte mindestens mit einem halben Jahr gerechnet werden, bevor man einen geeigneten Verwalter gefunden hat. Denn viele Hausverwaltungen profitieren von einer großen Nachfrage und können somit flexibel auswählen, welche Aufgaben sie übernehmen und welche nicht.
Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung muss durch die Eigentümergemeinschaft in ihrer Gesamtheit erfolgen. Das ist in § 18 Abs. 1 WEG so geregelt. Es ist im Namen der Praktikabilität und Übersichtlichkeit empfehlenswert, mittels Beschluss festzulegen, dass ein oder zwei konkrete Eigentümer mit der Suche nach Verwaltern und dem Einholen von Angeboten betraut werden. Üblicherweise sind das der Verwaltungsbeirat oder eigens ermächtigte Wohnungseigentümer. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, dass sie alle Eigentümer nach Angeboten suchen und diese dem Verwaltungsbeirat zukommen lassen.
WEG: Immer mindestens drei Angebote einholen
Wird ein neuer WEG-Verwalter bestellt, ohne dass ein bisheriger Vertrag verlängert wird, müssen immer zwingend mindestens drei Angebote unterschiedlicher Hausverwaltungen eingeholt werden. Die Angebote müssen sich klar unterscheiden und von verschiedenen Anbietern stammen, damit die Eigentümer eine wirkliche Wahl haben. Das gilt insbesondere dann, wenn ein neuer Verwalter bestellt und ein bisheriger nicht wiederbestellt werden soll. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Vergütung der neuen Hausverwaltung niedriger wäre und die Eigentümergemeinschaft somit Kosten sparen könnte.
Des Weiteren genügt es nicht einfach nur drei Angebote auszusuchen. Stattdessen muss den Eigentümern genügend Zeit gegeben werden, sich ausgiebig mit diesen zu beschäftigen. Deswegen ist es laut § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG zwingend erforderlich, alle Eigentümer mindestens innerhalb der dreiwöchigen Einladungsfrist über die Angebote, die Namen der potenziellen Verwalter sowie die Eckdaten zu Laufzeit und Vergütung in Kenntnis zu setzen. Falls lediglich Eckdaten bekannt gegeben werden, haben die Eigentümer das Recht, die vollständigen Angebote einzufordern.
Mietverwaltung nicht verlängern
Immer wieder kommt es vor, dass Eigentümer eine Mietverwaltung nicht verlängern wollen. In diesem Fall ist zu berücksichtigen, dass Vertrag und Bestellung unter diesen Umständen verknüpft sind. Läuft der Verwaltervertrag aus und wird nicht verlängert, hat sich die Eigentümergemeinschaft automatisch von ihrem Verwalter getrennt. Soll ein neuer Verwalter bestellt werden müssen auch hier mehrere Angebote vorliegen, die den einzelnen Eigentümern rechtzeitig bekannt gemacht werden. Üblicherweise werden drei bis vier Monate nach Vertragsende benötigt, um einen neuen Verwalter zu finden. Suchzeiten von mindestens einem halben Jahr müssen nur dann eingeplant werden, wenn Sonderfälle wie eine schwierige Mieterstruktur oder eine ungünstige Lage des Mietshauses vorliegen.
Fazit zum Ende WEG-Verwaltervertrag und der Mietverwaltungsvertrag
Es gibt viele gute Gründe für eine Eigentümergemeinschaft, sich nach einer neuen Hausverwaltung umzusehen. Bei einer WEG bitte darauf achten, dass die Eigentümer mindestens Angebote von drei Hausverwaltungen einholen sollten, um Ärger zu vermeiden.
Sobald dies geschehen soll, müssen allerdings die rechtlichen Kriterien bei der Verwalterbestellung berücksichtigt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Bestellung und der Abschluss des WEG-Verwaltervertrags zwei unterschiedliche Rechtsakte sind. Eine etwas andere Situation liegt allerdings vor, wenn die Eigentümer eine Mietverwaltung nicht verlängern wollen. Es ist wichtig, hier präzise vorzugehen, um rechtliche Streitigkeiten und Probleme für die WEG zu vermeiden.
