Wenn eine Hausverwaltung ihren Aufgaben und Verpflichtungen nicht nachkommt, ist das für Eigentümer äußerst lästig. Sie zahlen dann gutes Geld für Leistungen, die sie gar nicht erhalten. In einer solchen Situation ist es erforderlich, aktiv zu werden und gegen die Untätigkeit der Hausverwaltung vorzugehen. Dies muss in einem mehrstufigen Verfahren erfolgen. Im schlimmsten Fall muss es dazu kommen, die Hausverwaltung abzuberufen und ihr zu kündigen, um einen zuverlässigen Dienstleister zu finden.
Die Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, den Eigentümern Aufgaben abzunehmen. Tut sie dies nicht, ist dies für die Eigentümer unangenehm und teuer. In einem solchen Fall sollten sie zunächst das Gespräch mit der Verwaltung suchen und sie dazu auffordern, ihren Pflichten nachzukommen. Führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis, können nur noch eine Abmahnung oder als ultima ratio eine Abberufung und Kündigung eingesetzt werden. Dieser Ratgeber stellt das optimale Vorgehen vor, um mit der Untätigkeit der Verwaltung umzugehen.
Eigentümergemeinschaft: Das Wohnungseigentumsrecht im Umgang mit einer untätigen Hausverwaltung beachten
Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung unterliegen dem Wohnungseigentumsrecht in Deutschland und seinen spezifischen Besonderheiten und Eigenschaften. Entsprechend ist es im Umgang mit der Untätigkeit einer Verwaltung wichtig, dieses WEG-Recht zu kennen und zu wissen, was es im Einzelnen auszeichnet.
Ein wichtiges Merkmal ist in diesem Zusammenhang die sogenannte Trennungstheorie. Diese sagt aus, dass man zwischen der Bestellung eines Verwalters und dem Abschluss eines Verwaltervertrags ausdrücklich unterscheiden muss. Während die Bestellung ein sogenannter organschaftlicher Akt ist, handelt es sich bei einem Verwaltervertrag um einen schuldrechtlichen Vertrag. Die Bestellung und der Vertrag müssen somit in einzelnen Schritten und unabhängig voneinander durchgeführt werden. Entsprechend wird durch eine Abberufung des Verwalters nicht automatisch der Vertrag gekündigt. Auch hier sind separate Schritte erforderlich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vertretung gegenüber dem Verwalter. Durch die WEG-Reform, die am 1.12.2020 in Kraft getreten ist, gelten heutzutage einige andere Regelungen im Wohnungsrecht als bisher. So ist die Eigentümergemeinschaft für die ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich und stellt den Vertragspartner des Verwalters im Verwaltervertrag dar. Entsprechend ist es für das Vorgehen gegen einen untätigen Verwalter erforderlich, einen Beschluss der Eigentümerversammlung einzuholen. Ebenso muss es einen Zuständigen innerhalb der Eigentümergemeinschaft geben, der den Verwalter über die Beschlüsse in Kenntnis setzt.
Hinweis: In der Praxis wird üblicherweise der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats beziehungsweise dessen Vertreter als derjenige eingesetzt der als Vertretung gegenüber dem Verwalter fungiert.
Die Trennungstheorie und die Vertretung gegenüber dem Verwalter spielen in unterschiedlichen Aspekten eine wichtige Rolle. Das betrifft beispielsweise Abmahnungen, aber auch die Kündigung und Abberufung des Verwalters. Zudem ist der Vertreter der Eigentümergemeinschaft dafür verantwortlich, einem Verwalter, der an einer Eigentümerversammlung zu seiner Abberufung oder Kündigung nicht teilnimmt, über die Beschlüsse in Kenntnis zu setzen.
Der stufenweise Umgang mit einer untätigen Verwaltung
Im Umgang mit einer untätigen Hausverwaltung muss die Eigentümergemeinschaft ein mehrstufiges Verfahren durchlaufen. Es ist weder sinnvoll noch rechtlich zulässig, direkt mit Kanonen auf Spatzen zu schießen und einer Verwaltung zu kündigen, wenn diese nicht so arbeitet, wie sich das die Eigentümer vorstellen. Stattdessen müssen zunächst Strategien ausprobiert werden, um die Probleme aus der Welt zu schaffen.
Das ist absolut im Sinne der Eigentümer. Es ist ausgesprochen aufwendig, nach einer neuen Hausverwaltung zu suchen. Die Zeit, Energie und Kosten, die hiermit verbunden sind, kann man sich sparen, indem man klärende Gespräche sucht und Probleme anspricht. Im Folgenden werden die vier einzelnen Schritte vorgestellt, die zu gehen sind, wenn man mit der Untätigkeit der Verwaltung unzufrieden ist.
Eigentümergemeinschaft sollte das Gespräch suchen
Zunächst sollte immer das Gespräch mit der Verwaltung gesucht werden. Hierfür ist es nicht erforderlich, dass die Eigentümergemeinschaft als Ganzes spricht, sondern jeder Wohnungseigentümer kann regelmäßig Gespräche mit der WEG-Verwaltung führen. In der Praxis wird hierfür die Vertretung gegenüber dem Verwalter gebeten, einen Gesprächstermin zu vereinbaren und dem Verwalter mitzuteilen, über welche Themen gesprochen werden soll.
Hinweis: Das Gespräch zwischen Eigentümer und Verwalter findet von Angesicht zu Angesicht statt. Das führt häufig zu deutlich größeren Erfolgen als ein Telefonat oder ein Schreiben. Hier kann man seinen persönlichen Standpunkt besonders deutlich machen und gemeinsam und ohne Kommunikationsschwierigkeiten nach geeigneten Lösungen suchen.
Grundsätzlich ist es möglich, dass mehrere Eigentümer gemeinsam mit dem Verwalter sprechen. Es ist jedoch angeraten, dass nicht mehr als drei Eigentümer gleichzeitig vor Ort sind, um den Verwalter nicht übermäßig unter Druck zu setzen und ihm das Gefühl zu geben, er würde angeklagt oder wäre bereits vorverurteilt.
Es ist wichtig, in dem Gespräch deutlich zu machen, welche unterlassenen Dienstleistungen die Eigentümer stören und welche Nachteile sich für sie daraus ergeben. Außerdem sollte dem Verwalter eindeutig mitgeteilt werden, welches Verhalten sich die Eigentümer für die Zukunft wünschen. Hierbei sollte der Ernst der Situation geschildert werden, damit der Verwalter weiß, dass den Eigentümern das Anliegen wichtig ist.
Auf der anderen Seite sollte dem Verwalter immer die Möglichkeit gegeben werden, sein Verhalten zu erklären. Vielleicht gibt es einen konkreten Grund für seine Untätigkeit, der den Eigentümern einleuchtet. Dann kann gemeinsam nach einer Möglichkeit gesucht werden, ein bestehendes Problem aus der Welt zu schaffen. Entscheidend ist, dass das gesamte Gespräch sachlich und konstruktiv erfolgt und dass Vorwürfe und emotionale Aussagen unterbleiben. Nur dann besteht die Möglichkeit, eine für alle Seiten akzeptable Lösungen zu finden und bestehende Schwierigkeiten zu überwinden.
Ein Aufforderungsschreiben aufsetzen
Führt ein Gespräch mit dem Verwalter nicht zum gewünschten Erfolg, besteht der nächste Schritt darin, ein Aufforderungsschreiben aufzusetzen. Das bringt den Vorteil mit sich, dass die Argumente nicht nur ausgetauscht, sondern schriftlich fixiert werden. Der Verwalter hat somit konkret vorliegen, welche Kritik an ihm geübt wird, und beide Seiten können sich immer auf dieses Schreiben berufen.
Ein Aufforderungsschreiben sollte immer konkret die Kritikpunkte nennen, die die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter vorbringt. Dieser muss eindeutig wissen, welche Maßnahmen die Eigentümer vermissen und was in der Zukunft von ihm gefordert wird außerdem ist es wichtig, dem Verwalter eine konkrete Frist zur Beseitigung des Problems zu nennen. Üblicherweise werden hierfür 14 Tage nach Eingang des Aufforderungsschreibens zugestanden. Zudem ist es empfehlenswert, im Aufforderungsschreiben bereits anzukündigen, dass eine Abmahnung droht, wenn der Verwalter seinen Pflichten weiterhin nicht nachkommen sollte.
Ein solches Aufforderungsschreiben wird nicht von einzelnen Eigentümern aufgesetzt sondern durch den Verwaltungsbeirat. Dieser hat nach § 29 Abs. 2 WEG das Recht, dem Verwalter eine entsprechende Frist zu setzen. Immerhin besteht eine der Aufgaben des Verwaltungsbeirats darin, den Verwalter zu überwachen. Lediglich wenn kein Verwaltungsbeirat existiert, kann ein Eigentümer das entsprechende Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung erstellen und dem Verwalter zugänglich machen.
Achtung: Der Verwaltungsbeirat hat zwar die Aufgabe, den Verwalter zu überwachen, hieraus ergibt sich aber kein Weisungsrecht ihm gegenüber.
Wenn Eigentümergemeinschaft die Abmahnung muss
Reagiert der Verwalter auch auf das Aufforderungsschreiben nicht, empfiehlt sich als nächster Schritt, eine Abmahnung zu erteilen. Mit dieser wird der Verwalter für ein konkretes Verhalten gerügt und darauf aufmerksam gemacht, dass weitere Konsequenzen drohen, wenn es auch in Zukunft zu einem gleichartigen Fehlverhalten kommen sollte. Wird später eine fristlose Kündigung aus wichtigen Grund ausgesprochen, kann sich die Eigentümergemeinschaft auf die Abmahnung berufen.
Anders als bei der Kündigung eines Verwaltervertrags ist es bei der Abberufung des Verwalters nicht nötig, dass zunächst eine Abmahnung ausgesprochen wurde. Laut § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG besteht jederzeit und ohne Nennung eines Grundes die Möglichkeit, einen Verwalter abzuberufen. Das Ende des Verwaltervertrags kommt allerdings erst sechs Monate nach der Abberufung zum Tragen. Ausnahmen bestehen allerdings dann, wenn der Bestellungszeitraum und die Laufzeit des Vertrags aneinander gekoppelt sind oder wenn bereits eine fristgemäße Kündigung erfolgt ist.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, einen Verwaltervertrag umgehend und fristlos zu kündigen, wenn hierfür ein wichtiger Grund vorliegt. Bei leichten Pflichtverletzungen ist ein solcher Grund allerdings nicht gegeben, sodass zunächst eine Abmahnung erforderlich wird. Läuft der Verwaltervertrag nach der Abmahnung weiter, behält der Verwalter seine Vergütungsansprüche, die allerdings um bis zu 20% gekürzt werden dürfen, wenn entsprechend weniger Aufgaben anfallen.
Die Abmahnung muss durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats erfolgen. Existiert kein Beirat, muss ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft gefasst werden, die einen einzelnen Eigentümer dazu berechtigt, eine Abmahnung auszusprechen. Die entsprechenden Regelungen sind in § 9b Abs. 2 WEG zu finden. Ebenso muss die Abmahnung von den Eigentümern beschlossen werden. Ein Alleingang seitens des Vorsitzenden oder des ermächtigten Eigentümers ist somit nicht möglich.
Bei der Erstellung der Abmahnung sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. So muss sie zwingend schriftlich erfolgen und sollte spätestens zwei Wochen nach Kenntnisnahme der Pflichtverletzung ausgesprochen werden. Zudem ist es erforderlich, dass beanstandete Fehlverhalten konkret zu benennen und zu begründen, inwiefern hierdurch eine Pflichtverletzung gegeben ist. Ebenso muss der Verwalter ausdrücklich dazu aufgefordert werden, sich vertragsgemäß zu verhalten, da eine Wiederholung der Pflichtverletzung zu einer fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags und zur Abberufung führen kann.
Die Hausverwaltung abberufen und kündigen
Führen all die genannten Maßnahmen nicht zu dem gewünschten Ergebnis besteht als ultima ratio die Möglichkeit, den Verwalter abzuberufen und eine Kündigung des Verwaltervertrags in die Wege zu leiten. Hierfür ist ein Eigentümerbeschluss erforderlich. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte bei diesen Maßnahmen ausführlich vorgestellt und erklärt:
Eine Kündigung erfordert einen wichtigen Grund
Bei der Kündigung eines Verwaltervertrags muss die Trennungstheorie klar berücksichtigt werden. So ist es beispielsweise jederzeit möglich, einen Verwalter abzuberufen, für eine Kündigung muss jedoch ein wichtiger Grund vorliegen. Zudem schreibt § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vor, dass eine Kündigungsfrist einzuhalten ist.
Es ist nicht bis ins letzte Detail geregelt, was alles als wichtiger Grund für eine Kündigung des Verwaltervertrags gilt. Grundsätzlich bedeutet ein wichtiger Grund jedoch, dass den Eigentümern eine Zusammenarbeit mit dem Verwalter nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist. Das ist beispielsweise der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis unwiederbringlich zerstört ist. Für einen wichtigen Grund ist es jedoch nicht zwingend erforderlich, dass die Umstände durch den Verwalter selbst verursacht wurden.
Häufig ist es aber so, dass ein wichtiger Grund dann vorliegt, wenn erhebliche Pflichtverletzungen seitens des Verwalters vorliegen. Ebenso gelten Straftaten, die der Verwalter gegenüber der Eigentümergemeinschaft begeht, als wichtiger Grund. Ferner kann eine Kündigung ausgesprochen werden, wenn eine Abmahnung wegen eines Fehlverhaltens ausgesprochen wurde und der Verwalter dasselbe Fehlverhalten noch einmal an den Tag legt.
Üblicherweise greift § 626 Abs. 2 BGB bei einer fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags nicht, sodass die Zwei-Wochen-Frist nicht eingehalten werden muss. Stattdessen muss die Kündigung innerhalb angemessener Frist erfolgen. Das liegt an den Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts, das eine Beschlussfassung für die Kündigung erforderlich macht. Ein solcher Beschluss ist allerdings wegen der Ladungsfristen und anderer Besonderheiten nicht innerhalb von zwei Wochen zu erreichen. Deswegen gilt als Frist die Zeit, die ab der Kenntnisnahme eines Fehlverhaltens benötigt wird, um einen entsprechenden Beschluss zu erwirken.
Achtung: Trotz dieser Regelung sollten sich Eigentümer bei der Kündigung nicht zu lange Zeit lassen. Wird die Kündigung beispielsweise erst zwei Monate nach Kenntnisnahme des Kündigungsgrundes in die Wege geleitet, ist das Recht auf eine fristlose Kündigung verwirkt.
Der Verwaltung die Beschlüsse zugänglich machen
Um einen Verwalter abberufen oder einen Verwaltervertrag kündigen zu können, muss die Eigentümergemeinschaft einen entsprechenden Beschluss fassen. Dies ist grundsätzlich auf zwei Weisen möglichst: über Versammlungsbeschlüsse und Umlaufbeschlüsse. Aufgrund der Trennungstheorie ist es erforderlich, sowohl für die Abberufung als auch für die Kündigung des Vertrags einen eigenen Beschluss zu fassen.
Bei Versammlungsbeschlüssen wird dieser Beschluss vor Ort gefasst, beim Umlaufverfahren erfolgt die Beschlussfassung in Schriftform. Zu beachten ist allerdings, dass beim Umlaufverfahren das Prinzip der Allstimmigkeit gilt. Das bedeutet, dass sämtliche Eigentümer dem Anliegen zustimmen müssen. Das ist beim Versammlungsbeschluss nicht erforderlich. Hier genügt eine einfache Mehrheit.
Es kann passieren, dass ein Verwalter bei einer Eigentümerversammlung, bei der über seine Abberufung oder fristlose Kündigung entschieden wird, nicht anwesend ist. In diesem Fall muss ihm der jeweilige Beschluss zugänglich gemacht werden. Das gilt auch dann, wenn der Beschluss im Umlaufverfahren gewonnen wurde. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder der ermächtigte Wohnungseigentümer, der als Vertretung gegenüber dem Verwalter fungiert, muss diesem den Beschluss zukommen lassen. Das geschieht in der Regel durch ein Einschreiben oder dadurch, dass der Beschluss im Beisein von Zeugen in den Hausbriefkasten des Verwalters geworfen wird. Ist der Verwalter hingegen bei der Eigentümerversammlung zugegen, gilt der Beschluss durch die Beschlussverkündigung als zugegangen.
Streitigkeiten gerichtlich austragen
In einigen Fällen wird die Abberufung eines Verwalters nicht durch die Eigentümergemeinschaft in die Wege geleitet, sondern durch einen einzelnen Eigentümer. Dies erfolgt dann auf dem gerichtlichen Weg mittels einer Beschlussersetzungsklage. Die entsprechenden Regelungen sind in § 44 Abs. 2 WEG zu finden.
Durch die WEG-Reform haben sich die Voraussetzungen allerdings etwas geändert. Mittlerweile ist für die Abberufung eines Verwalters kein wichtiger Grund mehr erforderlich. Außerdem endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung automatisch. Anders lautende Vereinbarungen haben somit keine Gültigkeit.
Dennoch ist es so, dass einzelne Wohnungseigentümer ihren Anspruch auf Abberufung des Verwalters geltend machen können, wenn eine Ablehnung der Abberufung aus objektiver Sicht nicht vertretbar ist. Das ist immer dann der Fall, wenn die Interessen der Wohnungseigentümer nur dadurch gewährleistet werden können, dass der Verwalter abberufen wird. Ob ein entsprechender Anspruch auf Abberufung vorliegt, muss immer im individuellen Einzelfall beurteilt und kann nicht pauschalisiert werden.
Grundsätzlich sind bei der Prüfung eines individuellen Falls sämtliche Umstände zu würdigen. Hierbei ist allerdings nicht genau geklärt, inwieweit Ereignisse, die weit in der Vergangenheit liegen, für die Beurteilung herangezogen werden können. Es gibt keine klaren zeitlichen Grenzen in Bezug auf die Beurteilung von Pflichtverletzungen von Verwaltern. Deswegen lässt sich nicht eindeutig sagen, was eine Gesamtschau sämtlicher Umstände ergeben und ob der Abberufung durch ein Gericht zugestimmt wird.
Bevor ein einzelner Eigentümer versuchen kann, eine Gerichtsentscheidung zur Abberufung oder Kündigung zu erwirken, muss er sich zunächst darum bemühen, eine Einigung mit allen anderen Eigentümern zu erreichen. Das tut er beispielsweise dadurch, dass er sich darum bemüht, einen Beschluss zur Abberufung durch die Eigentümergemeinschaft zu erreichen. Wird jedoch im Umlaufverfahren oder im Versammlungsverfahren kein Ergebnis erzielt, kann der jeweilige Eigentümer ein Rechtsschutzbedürfnis haben, das ihm die Möglichkeit gibt, eine Beschlussersetzungsklage einzureichen.
Eventuelle Schadenersatzansprüche klären
In einigen Fällen kommt es dazu, dass die Untätigkeit der Verwaltung einen Schaden nach sich zieht. Dieser kann die gesamte Eigentümergemeinschaft oder einen einzelnen Eigentümer betreffen. In einer solchen Situation besteht nach § 280 BGB die Möglichkeit, Schadenersatzansprüche gegen den Verwalter geltend zu machen. Hierfür müssen die Eigentümer jedoch konkret nachweisen, dass der jeweilige Schaden dadurch entstanden ist, dass der Verwalter seinen Pflichten und Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Besonderheiten bei einer Mietverwaltung
Bei einer Miet- und Sondereigentumsverwaltung greifen die besonderen Regelungen im Wohnungseigentumsrecht nicht. Das bedeutet, dass Eigentümer ganz einfach das Gespräch mit dem Verwalter suchen, eine Frist für die Beseitigung von Schwierigkeiten setzen und eine Abmahnung erteilen können. Ebenso ist es möglich, dem Verwalter fristlos zu kündigen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Allerdings muss ihm dann eine Frist von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrundes zugebilligt werden.
Fazit – Wenn die Eigentümergemeinschaft die Verwaltung wegen Untätigkeit kündigen muss
Die Untätigkeit der Verwaltung bringt für die Eigentümergemeinschaft üblicherweise viele Nachteile mit sich. Deswegen ist es empfehlenswert, frühzeitig gegen bestehende Probleme vorzugehen und den Verwalter auf seine Versäumnisse aufmerksam zu machen. Hierbei muss ein mehrstufiges System genutzt werden, dass mit einem Gespräch beginnt, über ein Aufforderungsschreiben weitergeht und bis zu einer Abmahnung oder Abberufung beziehungsweise Kündigung führen kann. Es ist wichtig, möglichst objektiv und sachlich mit dem Verwalter zu sprechen. Häufig lassen sich so Schwierigkeiten aus der Welt schaffen. Aber auch bei einem fortwährenden Streit ist es im Sinne der Eigentümergemeinschaft, sämtliche rechtlichen Vorgaben einzuhalten, um sich zusätzlichen Ärger zu ersparen.
