Der Wechsel des Verwalters ist ein komplexer Prozess und sollte daher bedacht und sorgfältig organisiert werden. Wie dieser organisiert wird und wie der perfekte Verwalterwechsel gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die gute, effiziente und erfolgreiche Verwaltung des Eigentums ist eine anspruchsvolle Aufgabe und hat für die WEG eine, wenn nicht die herausragende Bedeutung. Die Gründe für eine Unzufriedenheit mit dem aktuellen Verwalter können sehr vielfältig sein und nicht nur objektiven Umständen, sondern auch auf subjektiven Empfindungen beruhen. Die Eigentümergemeinschaft sollte dabei stets Vorteile und Risiken eines Wechsels abwägen. Soll es dann tatsächlich zu einem Austausch der Hausverwaltung kommen, sind viele rechtliche, aber such praktische Aspekte zu beachten, um den Übergang zu meistern.
Dies beginnt bereits bei der Suche nach einem neuen Verwalter und dem Zeitplan. Zudem muss der Wechsel rechtlich fehlerfrei umgesetzt werden, damit es hinterher nicht zu Problemen kommt. Damit der erfolgreiche Austausch gelingt und die WEG am Ende zufrieden mit der neuen Verwaltung ist, sollte außerdem bei der Auswahl des neuen Verwalters auf einige wichtige Dinge geachtet werden. Hier erfahren Sie, was Sie Schritt für Schritt im Detail beachten und tun müssen, um den nahtlosen und rechtlich einwandfreien Wechsel des Hausverwalters zu erreichen und für eine höhere Zufriedenheit in der Eigentümergemeinschaft im Anschluss zu sorgen.
Wechsel des Verwalters: Die Gründe können vielfältig sein
Auch wenn sich jede Eigentümergemeinschaft wünscht, mit dem eigenen Verwalter immer zufrieden zu bleiben und keine Probleme mit ihm zu haben, gibt es erfahrungsgemäß zahlreiche Gründe, weshalb der Wechsel des Verwaltern doch notwendig werden kann. Dabei gibt es keine guten oder schlechten Gründe – die WEG ist in der Wahl ihres Verwalters frei und jeder Grund kann einen Anlass bieten, einen neuen Verwalter zu suchen, um die Verwaltung zu verbessern.
Häufig ist das schlicht und einfach die Unzufriedenheit der Eigentümer mit der Leistung der Verwaltung. Dies kann wiederum allerlei Ursachen haben und durchaus auch das Ergebnis fehlenden Vertrauens oder subjektiver Empfindungen sein. Besonders schwer wiegt es natürlich, wenn die Leistung sichtbar nicht den Erwartungen entspricht. Die unzureichende Instandhaltung der Immobilie oder die bloße Untätigkeit der Verwaltung kann ein legitimer Anlass sein, einen Wechsel anzustreben. Bei finanziellen Unregelmäßigkeiten oder einer regelrechten Misswirtschaft fällt die Entscheidung umso leichter.
Ein weiterer und oft auftretender Trennungsgrund ist zudem eine mangelnde Transparenz. Nicht selten klagen Eigentümergemeinschaften über fehlende Transparenz des Verwalters, den sie als undurchsichtig oder im schlimmsten Fall sogar unehrlich wahrnehmen. Werden die Eigentümer nicht ausreichend in die Entscheidungen eingebunden und über Entscheidungen und Abrechnungen nicht transparent informiert, sinkt das Vertrauen schnell.
Da die WEG in der Bestellung eines Verwalters frei ist, kommt es zwischen diesen beiden Akteuren auch auf eine gute Kommunikation an. Unabhängig von der Leistung der Verwaltung wollen sich die Eigentümer gut vertreten und aufgehoben fühlen. Eine schlechte Kommunikation kann deshalb ebenfalls schnell zu einem Vertrauensverlust führen.
Die Gründe für einen angestrebten Austausch des Hausverwalters können also beliebig und sehr vielfältig, objektiv oder auch sehr subjektiv sein. Der Vorteil, den der Schritt zum Wechsel bieten soll, liegt in der Regel daher vor allem in der Erwartung, dass die neue Verwaltung es schlicht besser macht. Dies kann eine bessere Kommunikation, mehr Transparenz, effizientere Prozesse oder einfach eine Kosteneinsparung sein. Entscheidend dafür, ob ein Austausch am Ende erfolgreich war oder nicht, ist die Zufriedenheit der Eigentümergemeinschaft. Klar ist aber, dass eine neue Hausverwaltung den erhofften frischen Wind in die Organisation und Verwaltung der WEG bringen kann.
Doch nicht nur die Eigentümergemeinschaft kann das Bedürfnis haben, sich vom Verwalter zu trennen – immer häufiger geschieht dies auch auf Wunsch der Hausverwaltung hin. Der Grund dafür kann etwa im Fachkräftemangel oder einer Umstrukturierung liegen. Doch auch von Seite der Hausverwaltung können Vertrauen und das gegenseitige Miteinander Grund genug zur Trennung bieten.
Risiken kennen und Abwägen
Auf der anderen Seite sollten Sie auch die möglichen Risiken eines Verwalterwechsels kennen, um das Bedürfnis und die Dringlichkeit eines Wechsels mit dem potenziellen negativen Aspekten abzuwägen. Ein Austausch des Hausverwalters kann gelegentlich auch auf zu hohen Erwartungen beruhen und sich ein Wechsel letztlich als Fehlgriff herausstellen. Zudem besteht logischerweise keine Garantie dafür, dass die neue Verwaltung Ihren Erwartungen in Gänze entspricht. Ein potenzielles Risiko besteht daher – wie bei allen Dienstleistern – in möglichen Qualitätsproblemen. Hinzu kommen Risiken, die den Wechsel – wenn er trotzdem gewollt ist – selbst betreffen. Zum einen kann es unter Umständen zur Verzögerung bei der Übergabe von Unterlagen kommen oder ein nahtloser Übergang läuft schief. Zudem sind auch Konflikte mit der alten Verwaltung – etwa hinsichtlich der Herausgabe von Unterlagen oder der Abrechnung – nicht ausgeschlossen.
Nichtsdestotrotz sollten Sie bei Unzufriedenheit mit Ihrem aktuellen Verwalter sich nicht davon abbringen lassen, einen Wechsel anzustreben. Ist die Eigentümer aus guten Gründen unzufrieden, bestehen in einem Austausch nicht nur potenzielle Risiken, sondern auch eine große Chance auf eine Verbesserung. Zudem kann sich die WEG auch zunächst unverbindlich über andere Verwaltungen informieren und anschließend immer noch zwischen den potenziellen Risiken und den Chancen und der jetzigen Situation abwägen.
Zudem sollte der dann neuen Verwaltung genug Zeit gegeben werden, um diese zu bewerten. Eine Hausverwaltung benötigt in aller Regel mindestens ein Jahr, um sich in Gänze und erfolgreich in die Verwaltung eines oder mehrerer Objekte einzuarbeiten. Schützen Sie sich daher selbst vor zu hohen Erwartungen zu einem zu frühen Zeitpunkt.
Qualität des Verwalters überprüfen
Um überhaupt eine adäquate Einschätzung Ihrer Verwaltung treffen und letztlich die Notwendigkeit eines Wechsels gut beurteilen zu können, sollte die WEG die Qualität einer Verwaltung stets überprüfen. Dies sollte auf verschiedene Weisen erfolgen. Zum einen sollte es eine regelmäßige Rückmeldung der Eigentümer an die Hausverwaltung geben. Auf diese Weise erhalten Sie Aufschluss über die Kommunikation und Arbeitsweise Ihres Verwalters und können prüfen, ob dieser auf die Bedürfnisse und Anmerkungen der Eigentümergemeinschaft eingeht.
Zudem können Berichte und Dokumentationen die Qualität oder die fehlende Qualität der Verwaltung belegen. Je nach Verwalter ist gegebenenfalls sogar eine digitale Akteneinsicht möglich. Schließlich sollte die Qualität des Verwalters durch eine jährliche Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat oder durch einzelne Eigentümer überprüft werden. Diesen Vorgehensweisen sollte die WEG im Falle eines Wechsels auch unbedingt auch bei der neuen Verwaltung nachgehen. Trotz dessen müssen die Gründe für einen Wechsel nicht immer in den nackten Zahlen und der Leistung oder Qualität des Verwalters liegen. Ob Grund genug für einen Wechsel besteht, kann letztlich nur einer beurteilen: Die Eigentümerversammlung.
Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung sollte sorgfältig und nachhaltig sein
Hat man die Entscheidung für einen Wechsel des Verwalters getroffen, beginnt schnell die Suche nach einem neuen. Besonders am Herzen liegt den Eigentümer dann in der Regel, dass im Verhältnis zum neuen Verwalter nicht die gleichen Probleme auftreten, die den Wechsel notwendig gemacht haben. Doch generell sollte die Suche nach einer neuen Hausverwaltung sorgfältig und vor allem nicht überstürzt erfolgen.
Für die Suche nach einem neuen Verwalter existiert wie auch bei zwischenmenschlichen Beziehungen keine goldene Formel. Vielmehr gibt e verschiedene Wege, um diesen zu suchen und letztendlich auch zu finden. So können etwa Empfehlungen anderer Eigentümer hilfreich sein. Hat sich ein Hausverwalter bei der Verwaltung anderer Immobilien bereits bewährt und sind entsprechende Eigentümer bekannt, können diese das Verhältnis zu und die Arbeit von der Hausverwaltung gut bewerten und bestenfalls weiterempfehlen.
Der heute wohl häufigste Weg, nach einem geeigneten Hausverwalter zu suchen, ist das Internet und entsprechende Online-Bewertungen. Aus gutem Grund: Hier können Sie, anders als bei einer persönlichen Empfehlung, auf unzählige Bewertungen und Erfahrungsberichte zurückgreifen. Gleichzeitig müssen Sie sich aber auch darüber klar sein, dass es sich bei den Bewertungen nicht um fachliche, sondern einzelfallbezogene Einordnungen handelt. Ähnlich wie bei Ärzten, Restaurants, Friseuren oder anderen Dienstleistern, können Online-Bewertungen die Realität widerspiegeln – sie müssen es aber nicht. Für einen ersten Eindruck stellt eine Internet-Recherche aber ohne jede Frage eine gute Möglichkeit dar.
Ganz egal, au welchem Wege eine Eigentümergemeinschaft nach einer neuen Hausverwaltung sucht – wichtig ist, dass Sie immer mehrere Angebote einholen und diese miteinander vergleichen. Machen Sie nicht den Fehler, keinen Vergleich anzustellen. Besonders bei einer Eigentümergemeinschaft und einer größeren Anzahl von zu verwaltenden Immobilien ist ein Vergleich essentiell. Die meisten Angebote sind kostenlos und können Ihnen einen guten Überblick über die Leistungen und vor allem über die Kosten des Verwalters geben.
Wenn Sie verschiedene Angebote eingeholt haben, hat es sich bewährt, in Kontakt mit den Verwaltern zu treten und bestenfalls auch persönliche Gespräche mit potenziellen Verwaltern zu führen. Dabei können Sie nicht nur deren Leistungen und deren Kompetenz – also die harten Fakten – prüfen. Sie erhalten auch ein Gefühl für die Arbeitsweise, den Umgang und die Kommunikation des Verwalters. Denn um spätere Probleme zu vermeiden und auch Vertrauensproblemen und Unzufriedenheit vorzubeugen, ist es wichtig, die neue Hausverwaltung gut zu prüfen.
Auf diese Dinge kommt es bei dem neuen Verwalter an
Am Ende entscheiden individuelle Präferenzen über die konkrete Wahl des neuen Verwalters. Unabhängig davon, was Sie im Konkreten für einen Eindruck von potenziellen neuen Verwaltern erlangen, sollte der Verwalter Ihres Vertrauens aber jedenfalls gewisse Qualifikationen vorweisen. So sind technische und buchhalterische Kenntnisse sowie eine Zertifizierung gemäß § 26a WEG als WEG-Verwalter unabdingbar, um die Verwaltung einer Immobilie erfolgreich zu gestalten. Wünschenswert ist zudem, dass der Verwalter fundierte Erfahrungen in der Verwaltung von WEGs besitzt.
Sind diese Grundvoraussetzungen erfüllt, ist ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat mit der potenziellen neuen Hausverwaltung der beste Weg, um die für die WEG wichtigen Antworten zu bekommen. Denn wie bereits angerissen ist es überaus empfehlenswert, im Rahmen eines Vergleichs und Auswahlprozesses gezielte Fragen zu stellen, um zu gewährleisten, dass die neue Hausverwaltung die Bedürfnisse der WEG optimal bedient. Derartige Fragen helfen zum einen dabei, wichtige Informationen über die Leistung und die Professionalität zu erhalten. Zum anderen können Sie sich auf diese Weise einen Eindruck verschaffen, welche Arbeitsweise, Kommunikation und welchen Umgang sie in Zukunft zu erwarten haben.
Weil dies für die WEG meist die entscheidende oder jedenfalls eine sehr zentrale Rolle spielt, müssen Sie sich natürlich vor allem über die Gebühren und mögliche zusätzliche Kosten informieren. Eine weitere Frage, die unbedingt gestellt werden sollte, ist, welche Erfahrungen der konkrete Verwalter mit WEGs hat und für wie viele er momentan tätig ist. In diesem Zusammenhang sollte man sich auch danach erkundigen, wie der Verwalter grundsätzlich die Kommunikation mit den Eigentümern organisiert, denn diesbezüglich weisen Verwalter oft Unterschiede auf. Während einige Verwalter eine telefonische Kommunikation vorsehen, findet der Kontakt zu den Eigentümern bei den wohl meisten Verwaltern per E-Mail statt. Einige, vor allem größere Verwalter verfügen mittlerweile zudem auch über eine App, über die Sie nicht nur kommunizieren können, sondern auch sämtliche Daten transparent einsehen können. Das kann ein Vorteil sein, doch manche Eigentümer präferieren hingegen kleinere Hausverwaltungen und den persönlichen Kontakt. Was eine Eigentümergemeinschaft bevorzugt und was ihr welchen Preis wert ist, bleibt am Ende eine Geschmacksfrage und individuelle Entscheidung.
Über die Kommunikationsart und die Erfahrungen hinaus, sollten Sie im Rahmen eines Gesprächs natürlich unbedingt auch auf die Leistungen des Verwalters zu sprechen kommen. Welche Leistungen, möglicherweise auch zusätzlichen Optionen bietet der Verwalter an und wie werden Instandhaltungsmaßnahmen konkret organisiert? Manche Hausverwaltungen lassen Reparaturen intern regulieren, andere organisieren sämtliche Maßnahmen durch externe Dienstleister. Auch die Software, die eine Verwaltung benutzt, könnte von Interesse sein. Möglicherweise haben Sie mit Ihrem vergangenen Verwalter aufgrund einer bestimmten Software Probleme gehabt. Dieses Beispiel zeigt zudem, dass die genauen Fragen schlussendlich von den besonderen Bedürfnissen und Erfahrungen der WEG abhängt. Scheuen Sie sich nicht, die richtigen und wichtigen Fragen zu stellen.
Der Wechsel muss rechtlich richtig umgesetzt werden
Ein Verwalterwechsel besteht aber nicht nur aus der Suche nach einer neuen Hausverwaltung, sondern muss auch rechtlich umgesetzt werden. Dabei ist es unerlässlich, dass die rechtlichen Schritte richtig und fristgerecht erfolgen. Der Wechsel des Hausverwalters muss von der Eigentümerversammlung formal durch Mehrheitsbeschluss beschlossen werden. Wichtig ist dafür bereits, dass die Eigentümerversammlung auf den Verwalterwechsel vorbereitet ist. So muss der Beschluss über den Verwalterwechsel auf der Tagesordnung der Versammlung stehen. Es empfiehlt sich zudem, mindestens drei bis vier Angebote für eine neue Verwaltung einzuholen und diese offenzulegen, damit sämtliche Eigentümer davon Kenntnis erlangen. Dies ist nicht nur geeignet, um den Abschluss eines neuen Vertrags mit einer neuen Verwaltung bereits an diesem Punkt vorzubereiten und alle Eigentümer mit ins Boot zu holen. Sondern das Einholen von mindestens drei Angeboten ist auch vor dem rechtlichen Hintergrund notwendig, dass die Bestellung eines neuen Verwalters andernfalls anfechtbar ist und so von einzelnen Eigentümern angreifbar ist.
Ist der Beschluss über den Wechsel des Verwalters geglückt, muss der bestehende Vertrag unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist gekündigt werden. Die Einhaltung dieser Frist ist essentiell, um rechtliche Schwierigkeiten und vor allem doppelte Kosten zu vermeiden. Erst dann kann der Abschluss eines neuen Vertrags mit der Hausverwaltung des Herzens erfolgen. Auf die Suche können und sollten Sie sich aber selbstverständlich schon deutlich früher begeben. Idealerweise sollte die Suche bereits 6 Monate bis 1 Jahr vor dem geplanten Wechsel beginnen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Verwaltungsbeirat trägt besondere Verantwortung
Eine zentrale Rolle im Prozess eines Verwalterwechsels kommt dem Verwaltungsbeirat zu. Dieser unterstützt die Eigentümergemeinschaft in allen Belangen und insbesondere bei der Suche und Auswahl der neuen Verwaltung. Er ist die Schnittstelle und das Bindeglied zwischen den Eigentümern und dem Verwalter und hat daher bei einem Austausch der Verwaltung wichtige Aufgaben. So ist es die Aufgabe des Beirats, eingeholte Angebote zu überprüfen und die Übergabe der Verwaltung bei einem Wechsel zu begleiten.
Verwalterwechsel ist grundsätzlich kostenlos, aber nicht ohne Aufwand
Bei einem fristgerechten Verwalterwechsel entstehen grundsätzlich keine direkten Kosten. Auch deshalb sollte auf die Einhaltung von Fristen und einen guten Zeitplan geachtet werden. Möglich ist es allerdings, dass die neue Hausverwaltung Gebühren für die Erstellung der letzten Jahresabrechnung verlangt. Dies ist aber weder ungewöhnlich, noch sollte Sie allein dieser Aspekt von einem gut begründeten Austausch der Hausverwaltung abhalten.
Zudem löst ein Verwalterwechsel auch schlicht Arbeit aus und sorgt so dafür, dass die Kapazitäten der Eigentümer und des Beirats zusätzlich beansprucht werden, da er Zeit und Aufwand abverlangt.
Dauer des Austauschs hängt von WEG und den Immobilien ab
Je nach Größe und Komplexität der WEG und der zu verwaltenden Immobilien kann der Austausch des Hausverwalters unterschiedlich lange dauern. Abhängig von verschiedenen Faktoren dauert der tatsächliche Wechsel dann mindestens ein paar Wochen, unter Umständen aber auch bis zu einem Jahr. Mit einer frühzeitigen Planung der WEG und einer effizienten und rechtzeitigen Suche nach einem neuen Verwalter, kann die Dauer minimiert werden. Auch der Zeitpunkt kann eine wichtige Rolle spielen: Für die meisten Eigentümergemeinschaften ist ein Wechsel zum Jahreswechsel optimal. In diesem Fall sollten spätestens im Frühjahr entsprechende Angebote eingeholt werden und die Suche nach einem neuen Verwalter beginnen. Dieser kann dann möglicherweise schon im Sommer auf der Eigentümerversammlung gewählt werden.
Alle relevanten Unterlagen müssen an neuen Verwalter übergeben werden
Tatsächlich umgesetzt wird der Wechsel des Verwalters in der Praxis zwischen den Verwaltungen mit der Übergabe der Unterlagen. Die bisherige und abgewählte Hausverwaltung muss sämtliche Unterlagen betreffend der WEG und der Objekte vollständig und insbesondere rechtzeitig an die neue Verwaltung übergeben. Das ist entscheidend, damit der nahtlose Übergang gelingen kann. Zu den wichtigsten Unterlagen gehören vor allem die Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen, Protokolle über die Wartung und Instandsetzung, etwaige Verträge mit externen Dienstleistern, sowie Versicherungsunterlagen und die Protokolle der Eigentümerversammlungen. Darüber hinaus müssen aber auch Schlüssel oder Zugangscodes, sowie alle anderen relevanten Dokumente übergeben werden.
Zur Übergabe dieser Unterlagen ist die alte Hausverwaltung gesetzlich verpflichtet. Für den ungewöhnlichen Fall, dass sie dies verweigert, kann und sollte die WEG rechtliche Schritte bemühen, um die Herausgabe notfalls gerichtlich zu erwirken.
Wechsel des Verwalters – Eigentümer können Prozess unterstützen
Bei dem Wechsel des Verwalters kann und muss nicht nur der Verwaltungsbeirat einen großen Beitrag leisten. Auch die einzelnen Eigentümer können den Prozess in ihrem eigenen Interesse unterstützen. Der Schlüssel liegt – wie bei anderen Themen der WEG auch – insbesondere in der aktiven Beteiligung der einzelnen Mitglieder an den Eigentümerversammlungen. Im speziellen Fall eines Verwalterwechsels wird dieser oftmals von einer kleinere Gruppe von Eigentümern organisiert. Oftmals spricht der Beirat oder aber einzelne Eigentümer, die den Wechsel organisieren, eine Empfehlung hinsichtlich einer neuen Verwaltung aus.
