Alljährlich erstellen die meisten Vermieter in Deutschland eine Abrechnung zu den Betriebskosten der vermieteten Immobilie. Immer wieder entsteht Streit um formale, inhaltliche oder kalkulatorische Fehler. Mieter sind gut informiert und nutzen Einsichtsrecht in die Unterlagen oder gehen in den Widerspruch. Das kann teuer werden. Deshalb sollten Vermieter die nachfolgenden Fehler bei der Betriebskostenabrechnung vermeiden.
Es gehört, gerade für Kleinst- und Privatvermieter ohne Hausverwaltung, zu den wohl nervigsten Aufgaben: die alljährlich zu erstellende Betriebskostenabrechnung. Fleißig wurden über das Jahr hinweg Belege zu den Kosten des Unterhalts der Immobilie gesammelt. Nun ist es wieder an der Zeit, dass Vermieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen.
Doch der Fehler dieses umfangreichen Unterfangens liegt im Detail. Laut Mieterverein Hamburg ist jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch. Dabei mag der ein oder andere Vermieter gerne tricksen. Doch ist es in der Regel nur Unwissenheit, die aber schnell zu Streit mit der Mieterschaft führen kann und das kostet im Zweifel den Vermieter viel Geld und Stress.
Umso wichtiger ist es, um die gängigsten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung zu wissen. Im Kern nützt es Vermietern, dass die alljährliche Abrechnung formal, inhaltlich und kalkulatorisch keine Fehler enthält.
1. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Wird die erstellte Abrechnung dem Mieter zu spät zugestellt, muss der Mieter mögliche Forderungen in der Regel daraus nicht begleichen. Im Gegenteil. Ein Guthaben muss der Vermieter auszahlen. Grundlage bildet hier § 556 BGB. Demnach muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes dem Mieter vorliegen.
2. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Per Gesetz darf ein Vermieter nur die Kosten innerhalb von maximal 12 Monaten in der Nebenkostenabrechnung betrachten. Wann diese 12 Monate beginnen, bzw. der Abrechnungszeitraum, darf der Vermieter selbst bestimmen. Oft führt die Hinzugabe von Kosten, die ein paar Tage über diesen Zeitraum liegen, zu einem Widerspruch des Mieters. Dieser hat das Recht, die Kostenbelege einzusehen.
3. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
In vielen Fällen weichen die Inhalte des Mietvertrags von denen in der Abrechnung umgelegten Kosten ab. Vermieter sollten um die Korrektheit willen beides in Einklang bringen. Betriebskosten, die nicht im Mietvertrag benannt wurden, können im Nachgang nicht umgelegt werden. Deshalb sollte im Mietvertrag auf § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) hingewiesen werden. Dadurch haben die Mieter die Möglichkeit, die umlegbaren Kosten nachzuprüfen.
Unter Punkt 16 der BetrKV sind „sonstige Betriebskosten“ benannt. Dies sorgt regelmäßig für Streit. Jedoch dürfen Vermieter nicht beliebige Kosten unter diesem Punkt 16 umlegen. Er muss die sonstigen Betriebskosten im Mietvertrag benennen, um ein Forderungsrecht zu erhalten. Im üblichen akzeptieren Gerichte hierbei Kosten wie zum Beispiel Betriebskosten für Sauna und Schwimmbad, Videoüberwachung und Pförtner, oder Dachrinnenreinigung sowie -Beheizung.
Wichtig: Nicht umlagefähige Betriebskosten gemäß BetrKV können nicht durch eine Vereinbarung im Mietvertrag zu umlagefähigen Kosten werden. Generell gilt: Kosten für die Verwaltung der Immobilie, Bankspesen und Reparatur- und Instandhaltungskosten sind generell nie umlagefähig.
4. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenverordnung erlaubt nur das Umlegen von laufenden, nicht einmaligen Kosten. Kosten für Schädlingsbekämpfung, das Fällen eines maroden Baumes oder die Umgestaltung des Mietergartens gehören nicht in die Abrechnung.
5. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
In vielen Fällen entstehen Fehler beim Verteilerschlüssel, bzw. der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mietparteien. Vermieter können zwischen der Verteilung nach Wohnungsgröße, Personenanzahl in der Wohneinheit und nach Wohneinheiten die Kosten verteilen. Auch die Verteilung nach individuellem Verbrauch, so bei Heizkosten, ist zusätzlich und ergänzend möglich. Jedoch muss im Mietvertrag die Art der Verteilung bei der Betriebskostenabrechnung benannt werden.
Bei der Abrechnung nach Verbrauch muss der Vermieter mindestens 50 und maximal 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, den Rest gemäß vereinbartem Verteilerschlüssel. Dazu muss der Vermieter Messinstrumente einbauen, ob für Heizung, Wasser oder andere, verbrauchsabhängige Energieträger.
Wichtig: Bei den verbrauchsabhängigen Heizkosten können auch die laufenden Kosten für den Betrieb der Heizanlage entsprechend umgelegt werden. Dazu gehören Stromkosten, Kosten des Kaminkehrers oder der Verbrauchserfassung. Die Reparatur der Heizanlage ist jedoch stets als Instandhaltungsmaßnahme zu verstehen und ist nicht umlegbar.
6. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Eine Immobilie sollte stets nach der Maßgabe der Wirtschaftlichkeit betrieben werden. Wenn Vermieter die Vorauszahlungen der Mieterschaft wahllos und unbedenklich ausgeben, kann das zum Widerspruch führen. Erhöhte Kosten für das Reinigungspersonal und Hausmeister oder unsinnige und teure Anschaffungen entsprechen nicht dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gemäß § 556 BGB.
Vermieter sollten sich über den regionalen Betriebskostenspiegel informieren. Dieser bildet teils sehr unterschiedliche Kostenfaktoren ab. Mieter identifizieren gerne anhand dieses Betriebskostenspiegels zu hoch angesetzte Positionen in der Abrechnung und die Gerichte kennen und nutzen ihn auch. Ein Blick ist somit lohnend. Vermieter sollten daher immer wieder mal Vergleiche von unterschiedlichen Dienstleistern und Anbietern einholen.
Neben den bereits benannten sechs Fehlern gibt es, aus unserer Sicht, sechs weitere mögliche Fehler, die beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung entstehen können. Fehler bei Betriebskostenabrechnung vermeiden Teil II geht es zum Beispiel um die Kostenabrechnung von leerstehenden Wohneinheiten und Gewerbeeinheiten. Seien Sie gespannt!
