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Fristen zur Nebenkostenabrechnung

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Die Nebenkostenabrechnung ist und belibt komplex
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Üblicherweise verlangen Vermieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten von ihren Mietern. In diesem Fall sind sie gesetzlich zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Hierbei müssen sie bestehende Fristen zur Nebenkostenabrechnung einhalten, um bürokratischen Mehraufwand, Kosten oder Verjährungen zu vermeiden. Es ist daher wichtig, einen sinnvollen Abrechnungszeitraum zu wählen und ausschließlich umlagefähige Kosten in die Nebenkostenabrechnung aufzunehmen.

Fristen zur Nebenkostenabrechnung betreffen ganz unterschiedliche Bereiche. Es gibt sie für die Erstellung und Zustellung, für Nachforderungen und Guthaben sowie für Einsprüche und Verjährungen. Fristen sollen sowohl Mieter als auch Vermieter schützen und müssen daher streng eingehalten werden.

Zudem dürfen ausschließlich umlagefähige Kostenpunkte in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Also viel zu beachten in der Zeit der Heizkperiode. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Fristen zur Nebenkostenabrechnung vor und erklärt, worauf Vermieter speziell achten sollten.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

In der Praxis sind Nebenkostenabrechnungen die Regel und nicht die Ausnahme. Wenn Vermieter mit ihren Mietern im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung für die Nebenkosten vereinbart haben, sind sie verpflichtet, für jeden Abrechnungszeitraum eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Lediglich bei Inklusivmietverträgen oder der Nutzung einer Nebenkostenpauschale fällt diese Verpflichtung weg. Da Nebenkostenabrechnungen somit für die meisten Vermieter von Relevanz sind, ist es entscheidend, sich mit den entsprechenden Regeln und Fristen auszukennen.

Zunächst einmal ist es wichtig, zu betonen, dass nicht alle Kosten, die in Zusammenhang mit einem Mietobjekt stehen, an die Mieter weitergegeben werden dürfen. Es gibt umlagefähige Kosten, die laut §§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) an die Meter weitergegeben werden dürfen. Hierzu gehören unter anderem die Grundsteuer, die Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung, für Straßenreinigung und Müllbeseitigung für Gartenpflege und Beleuchtung, für Sach- und Haftpflichtversicherungen so viel für einen Hausmeister. Außerdem ist mit „sonstige Kosten“ ein Punkt gegeben, der eine gewisse Flexibilität bietet. Hierzu gehören beispielsweise Wartungen von Rauchmeldern, die in den anderen Punkten nicht abgedeckt sind.

Es dürfen grundsätzlich nur solche Kosten an die Mieter weitergegeben werden, die ausdrücklich im Mietvertrag enthalten sind. Im Namen der Übersichtlichkeit ist es deswegen ratsam, auf die BetrKV allgemein zu verweisen und nicht jeden einzelnen Punkt aufzulisten. Sollte bei der Erstellung eines Mietvertrags ein Kostenpunkt vergessen werden, kann dieser nur mit Zustimmung des Mieters ergänzt werden.

Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass Vermieter für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie verantwortlich sind. Sie müssen somit sicherstellen, dass sich alle Mieteinheiten stets in einem vertragsgemäßen zustand befinden. Die Kosten, die für die Instandhaltung und Instandsetzung anfallen, gehören daher zu den nicht-umlagefähigen Kosten. Ebenso dürfen keine Verwaltungskosten, die beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung entstehen, an die Mieter weitergegeben werden. Die entsprechenden Bestimmungen sind in § 1 BetrKV zu finden.

Einen sinnvollen Abrechnungszeitraum wählen

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, einen sinnvollen Abrechnungszeitraum zu wählen. Dieser ist zudem für die jeweiligen Fristen zur Nebenkostenabrechnung relevant. Die Abrechnung muss den Mietern nämlich spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Vermieter bestimmte Forderungen nicht mehr geltend machen.

Eine willkürliche Anpassung des Abrechnungszeitraums, um diesem Problem zu entgehen, ist allerdings nicht möglich. In § 556 BGB ist festgeschrieben, dass ein Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate umfassen darf. Kürzere Abrechnungszeiträume sind jedoch kein Problem. Diese sind vor allem dann sinnvoll, wenn es zu einem unterjährigen Mieterwechsel kommt.

Aus Praktikabilitätsgründen entscheiden sich die meisten Vermieter dafür, den Abrechnungszeitraum am 01.01 eines Jahres beginnen und am 31.12 desselben Jahres enden zu lassen. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, den Abrechnungszeitraum zur Jahresmitte beginnen zu lassen oder einen beliebigen anderen Startzeitpunkt zu wählen. Wichtig ist, dass die Grenze von 12 Monaten nicht überschritten wird.

Diese Fristen zur Nebenkostenabrechnung gibt es

556 BGB regelt nicht nur die Länge des Abrechnungszeitraums, sondern auch die Dauer die den Vermietern für die Erstellung und Zusendung der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung steht. Diese beträgt ebenfalls 12 Monate. Nur wenn den Mietern innerhalb dieser Zeitspanne die Nebenkostenabrechnung schriftlich zugestellt wird, müssen sie diese berücksichtigen. Die Zustellung kann auf postalischem Weg ebenso erfolgen wie per E-Mail oder Fax.

Zieht ein Mieter unterjährig aus, müssen Vermieter für den verkürzten Abrechnungszeitraum eine eigene Nebenkostenabrechnung erstellen. Hierbei werden die angefallenen Nebenkosten anteilig auf den Mieter umgelegt. Bei Auszug muss der Vermieter dafür sorgen, dass die Zählerstände abgelesen werden, um eine lückenlose Abrechnung zu ermöglichen. Ebenso müssen bei Einzug eines neuen Mieters die Zählerstände bekannt sein. Die Kosten, die während des Leerstands entstehen, dürfen weder auf die bisherigen noch auf die zukünftigen Mieter umgelegt werden.

Hinweis: Auch in diesem Fall steht Vermietern ein Zeitraum von 12 Monaten für die Erstellung zur Verfügung. Ein Anspruch auf eine frühere Zustellung seitens der Mieter besteht nicht.

Beispiele zu den Fristen zur Nebenkostenabrechnung

Anhand zweier Beispiele wird gut deutlich, welche Fristen für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung bestehen. Beispielsweise wird als Abrechnungszeitraum die Zeitspanne zwischen dem 01.01.2022 und dem 31.12.2022 gewählt. Hiermit ist der maximale Abrechnungszeitraum von 12 Monaten abgedeckt. Die korrekte Nebenkostenabrechnung muss den Mietern dann bis zum 31.12.2023 vorliegen. Das ist allerdings ein Sonntag. Deswegen verlängert sich die Zustellungsfrist laut § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Das wäre in diesem Fall der 02.01.2024.

Es kann aber dazu kommen, dass ein Mieter unterjährig auszieht. Dann müssen andere Abrechnungszeiträume gewählt werden. Zieht der Mieter beispielsweise zum 31.07.2022 aus, muss eine Nebenkostenabrechnung für die Zeit vom 01.01.2022 bis zum 31.07.2022 erstellt werden. Deswegen ist es wichtig, die Zählerstände am 31.07.2022 abzulesen. Für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung haben Vermieter bis zum 31.07.2023 Zeit. Das ist ein Montag, weswegen keine Fristverlängerungen greifen. Nach dem Auszug des bisherigen Mieters steht die Wohnung bis zum 31.09.2022 leer. Zum 01.10.2022 zieht ein neuer Mieter ein. Deswegen müssen am 01.10.2022 die Zählerstände abgelesen werden. So wird eine lückenlose Abrechnung möglich und der Leerstand wird den Mietern nicht in Rechnung gestellt.

Folgen einer zu späten Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Überschreiten Vermieter die zulässigen Fristen bei der Zustellung der Nebenkostenabrechnung, können sie Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Andersherum bleibt der Anspruch der Mieter auf ein eventuelles Guthaben auch über diese Frist hinaus bestehen. Das gilt zumindest für Wohnraummietverhältnisse, während der BGH bei Gewerbeeinheiten auch schon einmal anders geurteilt hat.

Zudem gibt es einige Ausnahmen, bei denen ein Anspruch auf Nachforderung auch nach der Zustellungsfrist noch bestehen bleibt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig postalisch versendet, aufgrund äußerer Umstände, auf die der Vermieter keinen Einfluss hatte, zu spät zugestellt wurde. Die Beweispflicht, dass die Vermieter ihren Verpflichtungen bei den Fristen nachgekommen sind, liegt aber ihnen selbst.

Formelle oder inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen allerdings nicht zu einer Fristverlängerung. Solche Fehler müssen innerhalb der 12-monatigen Frist korrigiert werden damit die Vermieter ihre Ansprüche auf Nachforderungen geltend machen können. Deswegen ist es empfehlenswert, die Nebenkostenabrechnung nicht erst kurz vor Ende der Frist zu erstellen. Sollte es bei der Erstellung zu Fehlern kommen, bleibt sonst keine Zeit mehr für eine Korrektur und den Vermietern gehen gegebenenfalls Ansprüche verloren.

Für Nachforderungen und Guthaben bestehen ebenfalls Fristen

Nicht nur für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gelten Fristen, sondern auch für die Begleichung von Nachzahlungen beziehungsweise die Auszahlung von Guthaben. Laut § 286 Absatz 3 BGB müssen die entsprechenden Zahlungen innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn sich Mieter und Vermieter darauf geeinigt haben, dass bestehende Guthaben verrechnet werden können.

Wenn Vermieter die Nebenkostenabrechnung in den Händen halten, sollten sie diese umgehend prüfen. Bei formellen oder inhaltlichen Fehlern müssen die Vermieter darüber in Kenntnis gesetzt werden. Ist alles in Ordnung, müssen eventuelle Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Kommen die Mieter dieser Verpflichtung nicht nach, geraten sie in Zahlungsverzug. Wenn hierdurch ausstehende Kosten in Höhe von zwei Monatsmieten entstehen, haben Vermieter das Recht auf eine fristlose Kündigung. Das ist allerdings nur dann der Fall, wenn in der Nebenkostenabrechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wird, welche Konsequenzen eine Nichtzahlung nach sich zieht.

Das gibt es zu den Einspruchsfristen zur Nebenkostenabrechnung zu wissen

Mieter haben das Recht, Einspruch gegen einen Nebenkostenabrechnung einzulegen. Um nicht in Zahlungsverzug zu geraten, sollten sie Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen unter Vorbehalt zahlen. Die Einspruchsfrist endet 12 Monate, nachdem eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung zugestellt wurde. Mieter haben somit genügend Zeit, um sich zu entscheiden, ob sie Einspruch einlegen möchten. Ein Recht auf Einspruch nach zwölf Monaten besteht nur dann, wenn die Mieter an der Fristversäumnis keine Schuld tragen.

Einem Urteil des BGH vom 9.12.2020 mit dem Aktenzeichen VIII ZR 118/19 sind Vermieter dazu verpflichtet, den Mietern sämtliche Rechnungen und Belege zur Einsicht vorzulegen, wenn diese das einfordern. So soll Mietern die Möglichkeit gegeben werden, die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung umfassend zu überprüfen. Für die Einsichtnahme müssen keine Kopien der Dokumente herausgegeben werden. Stattdessen können Vermieter ihren Mietern die Einsicht in ihren Geschäftsräumen ermöglichen. In diesem Zusammenhang dürfen Mieter auch Abrechnungen für andere Mietparteien zur Einsicht anfordern, um Vergleichswerte zur Verfügung zu haben.

Achtung: Für Ansprüche, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben, besteht eine Frist von drei Jahren. Danach verjähren die Ansprüche und können nicht mehr geltend gemacht werden.

Fazit Fristen zur Nebenkostenabrechnung

Die meisten Vermieter sind alljährlich zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass die Abrechnungen formell und inhaltlich korrekt sind. Zudem muss die Abrechnungsfrist von 12 Monaten berücksichtigt werden. Sobald den Mietern die Nebenkostenabrechnung zugestellt wurde, haben diese eine 12-monatige Widerspruchsfrist. Deswegen ist es dringend empfehlenswert, dass Vermieter mit der Abrechnung nicht zu lange warten und das Mieter diese zeitnah korrigieren. Achten alle auf die geltenden Fristen, ist dies eine gute Voraussetzung für ein harmonisches Verhältnis zwischen Mietern und Vermietern.

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