Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen gehören für eine WEG zum Alltag dazu. Einige davon kann ein Verwalter eigenständig in die Wege leiten, für andere braucht er die Einwilligung der Eigentümer. In einem solchen Fall ist er dazu verpflichtet, mindestens drei Kostenvoranschläge einzuholen und den Eigentümern vorzulegen. Hierbei sind die Vorgaben ordnungsgemäßer Verwaltung einzuhalten.
Eigentümer einer WEG setzen einen Verwalter ein, damit dieser ihnen zahlreiche Aufgaben und Pflichten abnimmt. Das betrifft auch die Organisation von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen an der Immobilie. Neben einer guten Planung von Instandhaltungsmaßnahmen geht es schlichtweg um die Frage, wie teuer diese werden können. Einige Aufträge haben einen so großen Umfang, dass ein Verwalter nicht allein hierüber bestimmen darf.
Dieser Artikel stellt die Rechte und Pflichten von Verwaltern vor, erklärt, wie viele Kostenvoranschläge eingeholt werden sollten und erläutert, wie diese den Eigentümern zugänglich gemacht werden müssen.
Wann müssen Verwalter die Einwilligung der Eigentümer einholen?
In § 27 Absatz 1 Nummer 1 WEG sind die Aufgaben und Pflichten eines Verwalters geregelt. Dieser darf Aufgaben ordnungsgemäßer Verwaltung übernehmen, solange diese untergeordnete Bedeutung haben. Das ist dann der Fall, wenn die jeweiligen Entscheidungen nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Die entsprechenden Regelungen zur Vertretungsmacht sind in § 9b Absatz 1 Satz 1 WEG festgehalten.
Ein Verwalter ist im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung beispielsweise dazu berechtigt, Aufträge für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen zu vergeben. Hierzu gehören beispielsweise Wartungen und Reparaturen. Zu Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung gehören auch solche, mit denen keine erheblichen finanziellen Verpflichtungen einhergehen. Was „erhebliche finanzielle Verpflichtungen“ sind, hängt hierbei unter anderem von der Größe der WEG ab.
Um für Klarheit in diesem Bereich zu sorgen, werden meist entsprechende Klauseln in einem Verwaltervertrag festgehalten. Diese geben an, welche Aufgaben von untergeordneter Bedeutung sind und welches Auftragsvolumen von einem Verwalter allein gemanagt werden darf. Unter anderem ist es möglich, ein konkretes Budget pro Jahr festzulegen. Wie hoch dieses ist, hängt beispielsweise davon ab, wie groß die verwaltete WEG ist.
Den Eigentümern müssen mindestens drei Kostenvoranschläge vorgelegt werden
Das Ziel bei den Regelungen für Verwalter besteht darin, für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen. Die Eigentümer sollen sich jederzeit einen Eindruck davon verschaffen können, welche Maßnahmen nötig werden und welche Kosten damit verbunden sind. Hierdurch soll ein eigenmächtiges Handeln des Verwalters verhindert werden. Entsprechend kann der Verwalter größere Aufträge nicht einfach vergeben, sondern muss sich von den Eigentümern im Rahmen einer Beschlussfassung eine Bewilligung einholen.
Um zu einem sinnvollen Beschluss zu kommen, müssen den Eigentümern mindestens drei Kostenvoranschläge unterschiedlicher Anbieter vorliegen. Von größeren Aufträgen ist die Rede, wenn ein Auftrag 3000 € beziehungsweise 5000 € je nach Region übersteigt. Nur wenn Eigentümer über mindestens drei Kostenvoranschläge verfügen, können sie ihren Ermessensspielraum ausüben und das für sie optimale Angebot auswählen.
Aus den Kostenvoranschlägen muss hervorgehen, welche Unterschiede bei den jeweiligen Anbietern und ihren Leistungen vorliegen. Diese betreffen einerseits die reinen Preise und andererseits die Qualität der Leistungen. Schwächen und fehlende Informationen bei einem Angebot werden nur dann deutlich, wenn Alternativangebote vorliegen, mit denen man sie vergleichen kann. Fehlen die notwendigen Informationen, fußt die Entscheidung auf einer unzureichenden Tatsachengrundlage. Entsprechend überschreiten die Eigentümer ihren Beurteilungsspielraum und der Beschluss entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung.
Hinweis: Entspricht eine Beschlussfassung nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, kann der jeweilige Beschluss erfolgreich angefochten werden.
Richtlinien für die Bereitstellung von Angeboten
Nicht nur die Art und Anzahl der Kostenvoranschläge müssen korrekt sein, sondern auch die Art und Weise, wie die Eigentümer diese erhalten. In der Praxis hat es sich bewährt, die Kostenvoranschläge der Einladung zur Eigentümerversammlung beizugeben. So ist sichergestellt, dass die notwendigen Fristen eingehalten werden und alle Eigentümer ausreichend viel Zeit haben, um sich mit den Kostenvoranschlägen auseinanderzusetzen.
Es ist nicht zwingend erforderlich, immer allen Eigentümern die kompletten Angebote zukommen zu lassen. Häufig genügt es, den jeweiligen Preisspiegel anzugeben. Gerade bei großen Projekten stellt die Zusendung der kompletten Angebote ansonsten einen unverhältnismäßigen Aufwand für die Verwalter dar. Eigentümer, die gerne zusätzliche Informationen haben wollen, können sich diese durch Einsicht in die Verwaltungsunterlagen besorgen oder entsprechende Fragen in der Eigentümerversammlung stellen.
Achtung: Eigentümer müssen genügend Zeit haben, sich mit den drei Alternativangeboten beziehungsweise dem Preisspiegel auseinanderzusetzen. Ihnen müssen die entsprechenden Unterlagen daher rechtzeitig vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist der spätere Beschluss anfechtbar.
Grenzen bei der Delegierung von Aufgaben an einen Verwalter
Es gibt noch verschiedene weitere Aspekte, die Eigentümer in Bezug auf Kostenvoranschläge kennen sollten. So ist es nicht legitim, einen Verwalter im Rahmen einer Beschlussfassung damit zu beauftragen, einen Auftrag an einen „günstigen Anbieter“ zu vergeben, da dieser Begriff nicht klar genug definiert ist. Eine entsprechende Übertragung von Befugnissen an den Verwalter ist unzulässig, da nicht er, sondern die Eigentümerversammlung über die Auftragsvergabe zu entscheiden hat.
Ebenso darf ein Verwalter nicht eigenmächtig Sanierungsaufträge vergeben, sondern muss im Vorfeld einer Beschlussfassung drei Kostenvoranschläge an die Eigentümer versenden. Wenn die Eigentümer ihre Ermessensentscheidung hingegen behalten, kann ein Verwalter grundsätzlich eigenständig entscheiden. Wichtig ist, dass seine Kompetenzen klar umgrenzt und eingeschränkt sind und Bezug auf die Ermessensentscheidung der Eigentümer nehmen.
Gelegentlich kommt es vor, dass Verwaltung und Verwaltungsbeirat bereits eine Abstimmung durchgeführt haben, auf die eine Auftragsvergabe in Form einer Beschlussempfehlung Bezug nimmt. In diesem Zusammenhang ist es zwingend erforderlich, dass zumindest eine schematische Darstellung der Entscheidungsgrundlagen geboten wird. Ansonsten bleibt die Beschlusskompetenz nicht bei den Eigentümern, sondern geht an den Verwalter und die Verwaltungsbeiräte über.
