Nebenkosten, die Nebenkostenvorauszahlung und die spätere Nebenkostenabrechnung gehören zum Einmaleins der Verwaltung einer vermieteten Immobilien. Was Vermieter unbedingt wissen müssen, erfahren Sie hier.
Die genaue Berechnung der Nebenkosten und die einzelne Aufschlüsselung der Kostenposten kann kompliziert sein. Das ist einer der Gründe, weshalb Nebenkosten nicht selten auch Gegenstand gerichtlicher Auseinandersetzungen zwischen Mieter und Vermieter sind. Besonders häufig ist eine Nachzahlung der Auslöser. Vermieter kommen um dieses wichtige Thema nicht herum – schließlich muss das Ergebnis eine formal und inhaltlich korrekte Nebenkostenabrechnung sein.
Tatsächlich sind die Grundzüge weitaus einfacher als man vermuten würde. Zudem steht stets auch der Weg einer professionellen Berechnung und Erstellung der Nebenkostenvorauszahlung und späteren Abrechnung offen. In jedem Fall gehört das Thema Nebenkosten und die dahinter stehenden Prinzipien zum absolut essentiellen Wissen für Vermieter. Was sind Nebenkosten überhaupt, wie werde sie berechnet und welche Kosten sind zu welchen Teilen auf den Mieter umlagefähig? Wie verhält es sich mit der Nebenkostenvorauszahlung und was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung davon abweicht? In diesem Betrag erfahren Sie alles, was Sie rund um das wichtige Thema
Nebenkosten muss der Vermieter nicht alleine tragen
Regelmäßige Kosten, die für ein Mietobjekt anfallen, müssen grundsätzlich vom Vermieter getragen werden. Sind Sie also Eigentümer einer Immobilie und haben vor, diese in Zukunft vermieten oder tun dies bereits, haben Sie die Pflicht, die regelmäßigen Kosten für das Objekt zu zahlen. Das umfasst etwa Nebenkosten wie die Grundsteuer, Wasserversorgung oder die Gebäudeversicherung. Die gute Nachricht: Als Vermieter müssen Sie diese anfallenden Kosten nicht allein stemmen. Denn die Warmmiete ergibt sich ja gerade aus der Nettokaltmiete und den Nebenkosten. Viele Nebenkosten sind insofern umlagefähig und können sogar bereits durch eine Nebenkostenvorauszahlung auf den Mieter übertragen werden. Die Nebenkostenvorauszahlung stellt also sicher, dass der Vermieter die gesamten Kosten nicht vorstrecken muss. Dies verlangt allerdings, dass dies nach § 556 BGB im Mietvertrag vereinbart worden ist.
Die vorzeitige Berechnung der Nebenkosten hat aber auch einen weiteren Vorteil: Sie dient dem Zweck, dass der Vermieter keine hohen Rückzahlungen leisten muss und der Mieter nach Ende des Abrechnungszeitraums keine großen Nachforderungen begleichen muss.
Diese Nebenkosten und Betriebskosten sind tatsächlich umlagefähig
Da der Vermieter also nicht sämtliche Nebenkosten tragen muss, sondern einige auf den Mieter übertragen werden können, stellt sich natürlich die Frage, welche konkreten Kosten umlagefähig sind. Denn nicht selten wird genau diese Frage Gegenstand von rechtlichen Auseinandersetzungen. Dann ist der Mieter möglicherweise nicht bereit, bestimmte Punkte selbst zu tragen, die in der Abrechnung auftauchen.
Tatsächlich sind längst nicht alle Kosten auch umlagefähig, die bei der Instandhaltung und Unterhaltung einer Immobilie auftreten. Deshalb sollten Sie als Vermieter wissen und vorab prüfen, welche Positionen Sie konkret vom Mieter zahlen lassen können. Ein Blick in die Betriebskostenverordnung ist hier Gold Wert: § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) schließt einzelne Kosten von der Umlage aus. Dazu zählen die Kosten für die Instandhaltung, Instandsetzung und für die Verwaltung der Immobilie. In § 2 BetrKV sind wiederum verschiedene Kostenarten aufgeführt, die auf den Mieter umgelegt werden können:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Warmwasserversorgung
- Entwässerung
- Heizungsbetrieb
- Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung
- Beleuchtung
- Aufzugsbetrieb
- Schornsteinreinigung
- Gartenpflege und Grünflächenpflege
- Ungezieferbekämpfung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Kosten für den Hauswart oder Hausmeister
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- Antennenanlage, Breitbandnetz oder Glasfaser-Verteileranlage
Daneben können auch einige sonstige Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für das Reinigen der Dachrinnen oder für die Wartung der Rauchmelder. Entscheidend ist, dass es sich dabei um immer wiederkehrende Kosten handelt. Zudem müssen diese sonstigen Betriebskosten auch im Mietvertrag aufgeführt sein, damit sie auch umlagefähig sind. Der Mieter kann also nicht mit Betriebskosten konfrontiert werden, die nicht im Mietvertrag aufgeschlüsselt sind.
Umlagefähige Kosten müssen im Mietvertrag vereinbart werden
Können Kosten umgelegt werden, ist bei der korrekten Umlage einiges zu beachten, um als Vermieter auf der rechtssicheren Seite zu sein. Zunächst gilt generell, dass der Mieter nur solche Kosten übernehmen muss, die vertraglich vereinbart worden sind. Böse Überraschungen verbieten sich also. Allerdings ist ein Verweis auf § 2 BetrKV im Mietvertrag ausreichend, um dieser Anforderung gerecht zu werden. Auf diese Weise besteht für Sie als Vermieter auch nicht die Gefahr, einzelne Posten zu vergessen. Ganz konkrete sonstige Kosten müssen hingegen auch konkret aufgeführt werden, da sie auch in § 2 BetrKV nicht genannt sind und der Mieter diese dem Gesetz nicht entnehmen einfach entnehmen kann.
Wichtig ist, dass nur solche Kostenposten umlagefähig sind, die regelmäßig anfallen. Nur dann handelt es sich um Nebenkosten. Irrelevant ist hingegen, ob diese jährlich, monatlich, wöchentlich oder täglich anfallen. Auch zweijährig auftretende Kosten können daher Nebenkosten in diesem Sinne sein.
Ist geklärt, welche Kostenpositionen umgelegt werden können, müssen die Nebenkosten unter Umständen auch berechnet werden. Dies ist jedenfalls bei einem Mieterwechsel oder natürlich bei einer Erstvermietung der Fall. Um Kopfschmerzen beim Berechnen zu verhindern, ist genau diese Unterscheidung der erste wichtige Schritt. Vermieten Sie Ihre Immobilie zum ersten Mal oder müssen Sie die Nebenkosten aufgrund eines Mieterwechsels neu berechnen?
Berechnung nach einem Mieterwechsel
Ist nach Auszug eines Mieters ein neuer Mieter gefunden, kommt ein neues Mieterverhältnis zustande. In diesem Fall gestaltet sich die Berechnung der Nebenkosten eher einfach. Der Grund liegt darin, dass sich an den bisherigen Kosten des Vormieters orientiert werden kann. Berücksichtigt werden sollte allerdings unbedingt, ob es in den letzten Abrechnungszeiträumen zu höheren Guthaben des Mieters oder zu höheren Nachzahlungsforderungen gekommen ist. Dann sollte Die Vorauszahlung entsprechend angepasst werden.
Anhand der bisherigen Abrechnungszeiträume und Unter Berücksichtigung aktueller Preissteigerungen oder -senkungen, sowie unter Beachtung möglicher Guthaben oder Nachzahlungen lassen sich so die Nebenkosten für das neue Mietverhältnis berechnen.
Berechnung bei einer Erstvermietung
Vermieten Sie Ihre Immobilie zum ersten Mal – etwa nach Fertigstellung des Baus des Objekts oder weil Sie die Immobilie nicht mehr selbst nutzen wollen – gestaltet sich die Berechnung der Nebenkosten etwas schwieriger. Der Grund liegt auf der Hand: Es existiert kein vorheriger Abrechnungszeitraum mit einem vorherigen Mieter, an dem sich orientiert werden kann. Dennoch ist die erstmalige Berechnung auch kein Grund, die Hände über dem Kopf zusammen zu schlagen. Im Zweifel kann man die Berechnung an eine Verwaltung abgeben und professionell durchführen lassen. In jedem Fall können Statistiken zu Durchschnittskosten hilfreich sein, um Orientierungshilfe zu haben. Ebenfalls können Werte für vergleichbare Immobilien geeignet sein, um eine adäquate Kostenberechnung durchführen zu können. Diese Werte können eingeholt werden.
Umlageschlüssel muss konkret zugeordnet werden
Zu bedenken ist, dass die Höhe der Nebenkosten regional stark variieren. Darüber hinaus sind die genauen Kosten letztlich das Ergebnis des Verbrauchs des Mieters. Die Kostenberechnung vorab stellt also vor allem sicher, dass keine großen Ausgleichszahlungen – also Guthaben oder Nachzahlungen – notwendig sind. Die durchschnittlichen monatlichen Nebenkosten lagen im Jahr 2023 bei 4,47 Euro je Quadratmeter.
Bei der Berechnung spielen sogenannte Umlageschlüssel eine wesentliche Rolle. Denn für unterschiedliche Kostenpositionen können auch verschiedene Umlageschlüssel im Mietvertrag festgelegt werden. Häufige Umlageschlüssel sind die Wohnfläche, der Verbrauch oder die Personenanzahl. Sind im Mietvertrag die einzelnen Kostenpositionen keinem konkreten Umlageschlüssel zugewiesen, gilt nach § 556a BGB dem Gesetz nach die Wohnfläche als Schlüssel.
Vermieter sollten außerdem akribisch darauf achten, dass in der Nebenkostenabrechnung die Schlüssel angegeben werden. Denn ist dies nicht der Fall, liegt eine formell nicht korrekte Abrechnung vor. Die Folge: Der entsprechende Mieter kann die Begleichung eventueller Nachforderungen so lange ablehnen, bis ihm eine korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt.
Nebenkostenvorauszahlung sollte angemessen und gut kalkuliert sein
Da die tatsächlich finale Nebenkostenabrechnung vom Verbrauch des Mieters abhängen, beruht die vorzeitige Nebenkostenvorauszahlung auf einer Kalkulation – bestenfalls einer guten Kalkulation, die nah an der späteren Abrechnung ist. Berechnungsgrundlage sind die tatsächlichen Kosten und die voraussichtliche Höhe des individuellen Verbrauchs des Mieters.
Schlecht kalkulierte Nebenkosten und eine entsprechend zu hohe oder zu niedrige Vorauszahlung wirkt hat regelmäßig negative Folgen: Eine zu hoch angesetzte Vorauszahlung könnte potenzielle Mieter abschrecken. Eine zu niedrige Nebenkostenvorauszahlung führt hingegen dazu, dass der Mieter nach dem Abrechnungszeitraum nachzahlen muss – und erfahrungsgemäß steigt mit der Höhe der Nachzahlung auch der Frust des Mieters. Im schlimmsten Fall droht dann rechtlicher Ärger. Darüber hinaus muss der Vermieter die anfallenden Kosten während des Jahres vorstrecken. Bei hohen Ausgaben und einer zu niedrigen Vorauszahlung kann diese Differenz dann erst mit der Nachzahlung ausgeglichen werden.
Bereits vor dem Inserieren der Immobilie als Mietobjekt sollte sich mit den Nebenkosten und der Vorauszahlung dezidiert auseinandergesetzt werden, um den schmalen Grad zwischen zu hohen und zu geringen Vorauszahlungen zu treffen.
Einzelne Kostenpunkte werden unterschiedlich berechnet
Bei der genauen Berechnung ist zu beachten, dass zwar grundsätzlich sämtliche der in § 2 BetrKV aufgeführten Kosten auf den Mieter umgelegt werden können. Jedoch sind die Kostenarten nicht immer deckungsgleich, sondern können bei verschiedenen Immobilien unterschiedlich sein.
Bestimmte Betriebskosten fallen schlicht nicht an, wenn die Immobilie darüber noch verfügt. Existieren etwa weder ein Garten noch Grünanlagen gibt es logischerweise auch keine Kosten für die Pflege. Dasselbe gilt auch zum Beispiel für Aufzüge oder sogar für die Treppenhausreinigung, wenn der Mieter diese laut Mietvertrag oder einer darin enthaltenden Hausordnung selbst leisten muss.
Wo allerdings Nebenkosten anfallen ist die genaue Höhe von den tatsächlichen Kosten, dem Verbrauch und dem Umlageschlüssel abhängig. Für den Wasserverbrauch und in der Regel auch für die Müllabfuhr ist die Personenanzahl relevant. Hier wird die Vorauszahlung umso höher angesetzt, je mehr Personen in dem jeweiligen Haushalt leben.
Anders ist dies beispielsweise bei den warmen Betriebskosten – vor allem also bei Warmwasser und Heizung. Hier müssen die Kosten jedenfalls anteilig nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Anteil liegt höchstens bei 70 Prozent, mindesten aber bei der Hälfte. Der Rest wird entsprechend des im jeweiligen Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssels verteilt. Hat ein Haushalt einen besonders geringen oder besonders hohen Warmwasser- oder Heizverbrauch, wirkt sich dies also auch auf die Nebenkosten aus.
Nebenkosten variieren regional
Neben Unterschieden hinsichtlich der Kostenarten und der jeweiligen Umlageschlüssel, treten auch regionale Unterschiede auf. Deutschlandweit lagen die durchschnittlichen Nebenkosten bei 4,47 Euro je Quadratmeter für das Jahr 2024. Dies wurde anhand der bis Ende des Jahres erstellten Nebenkostenabrechnungen für 2023 errechnet. Damit zahlen Haushalte teilweise deutlich mehr als in den vorherigen Jahren. Allein im Vergleich zum Vorjahr sind die durchschnittlichen Kosten um circa 3,6 Prozent gestiegen. Der Grund liegt meistens in einer höheren Grundsteuer, teurerem Trinkwasser und der Abfallentsorgung.
Vergleicht man unterschiedliche Regionen und Gemeinden lassen sich zudem auch regionale Unterschiede feststellen. Die geringsten Nebenkosten fallen nach einer Erhebung des Bundes der Steuerzahler in Erfurt an. Die höchsten Werte erreicht hingegen Bremen.
Nebenkosten können grundsätzlich auch angepasst werden
Unabhängig von einer Erstvermietung oder einem Mieterwechsel, wo die Nebenkosten stets neu kalkuliert werden müssen, ist auch eine Anpassung während einer laufenden Mietzeit möglich. Eine Anpassung darf allerdings erst nach einer erstellten Nebenkostenabrechnung erfolgen und nicht sofort. Aus dieser Abrechnung ergibt sich regelmäßig entweder ein Guthaben für den Mieter oder dieser muss eine Nachzahlung leisten, weil die Vorauszahlung zu niedrig gewesen ist. Je nach dem, was die Abrechnung ergibt, kann die Höhe angepasst werden. Eine Korrektur der Vorauszahlung ist hingegen erst für den wiederum darauf folgenden Abrechnungszeitraum zulässig. Der Zweck dieser Regelung liegt darin, dass auf diese Weise verhindert werden kann, dass im Folgejahr wiederum ein hohes Guthaben oder eine hohe Nachzahlung entsteht.
Bei der Nebenkostenberechnung für ein Folgejahr ist stets das in § 560 Abs. 4 BGB verankerte Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die ermittelten Gesamtkosten bilden die Berechnungsgrundlage. Diese Summe muss durch zwölf geteilt werden um die neue Vorauszahlungshöhe zu errechnen.
Anpassungen während eines Abrechnungszeitraums – also unterjährige Korrekturen – sind nur im Ausnahmefall zulässig. Dies ist etwa denkbar, wenn plötzlich unerwartete, neue Betriebskosten auftreten oder die Grundsteuer erhöht wird. Um eine solche Anpassung aber überhaupt innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums durchführen zu können, ist eine entsprechende Öffnungsklausel im Mietvertrag notwendig.
Nebenkosten müssen in der Nebenkostenabrechnung ermittelt werden
Nach einem abgelaufenen Abrechnungszeitraum ist die konkrete Nebenkostenabrechnung notwendig. Für die Erstellung dieser Nebenkostenabrechnung müssen in einem ersten Schritt die Gesamtkosten der Immobilie ermittelt werden, welche die Grundlage für die weiteren Berechnungen bilden.
Anschließend werden die jeweiligen Kostenanteile der einzelnen Mieter berechnet. Dabei muss stets der entsprechende Umlageschlüssel miteinbezogen werden. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss zwingend eine Aufstellung der einzelnen Kosten getrennt nach den Arten aufführen.
Schließlich müssen die vom Mieter bereits gezahlten Vorauszahlungen von dem ermittelten Betrag abgezogen werden. Das Ergebnis ist – wenn die Vorauszahlung nicht den Nagel auf den Kopf getroffen hat – entweder ein Guthaben zu Gunsten des Mieters oder aber eine Nachzahlung. Ist das Ergebnis ein Guthaben, ist dieses entweder innerhalb von 30 Tagen auszuzahlen oder das Guthaben wird – nach entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag – mit der nachfolgenden Mietzahlung verrechnet. Im Falle einer Nachzahlung muss der Mieter diese wiederum innerhalb von 30 Tagen leisten. Voraussetzung ist aber, dass die Nebenkostenabrechnung formell und inhaltlich nicht zu beanstanden ist.
Die Nebenkostenvorauszahlung ist indes nicht die einzige Möglichkeit, die ein Vermieter hat. Die sogenannte Nebenkostenpauschale ist eine Alternative zur Nebenkostenvorauszahlung. Gemäß § 556 Abs. 2 BGB kann der Vermieter frei zwischen einer monatlichen Nebenkostenvorauszahlung und einer Nebenkostenpauschale wählen. Festzuhalten ist die Vereinbarung in beiden Fällen im Mietvertrag.
Der Vorteil einer Pauschale liegt vor allem darin, dass die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung entfällt. Der Verwaltungsaufwand wird dadurch wesentlich verringert. Die Heizkostenabrechnung bleibt aber trotzdem notwendig. Diese sogenannten warmen Betriebskosten müssen verpflichtend – unabhängig vom Verbrauch – zu höchstens 70 Prozent, mindestens aber zu 50 Prozent abgerechnet werden.
Auf der anderen Seite bringt die Wahl einer Nebenkostenpauschale auch Nachteile mit sich: Es können – anders als bei einer Vorauszahlung – keine Nachforderungen gestellt werden, wenn die tatsächlichen Kosten letztlich doch höher ausfallen. Gleichzeitig haben Mieter im Fall einer zu hohen Pauschale und tatsächlich geringeren Kosten aber auch keinen Anspruch auf eine Rückzahlung. Aufgrund dieser Einschränkungen ist eine möglichst genaue Kalkulation der Nebenkosten unabdingbar und quasi noch dringlicher als bei der Vorauszahlung. Eine zu hohe Nebenkostenpauschale um die Gefahr von tatsächlich höheren Kosten zu minimieren ist hingegen schnell abschreckend und gegebenenfalls sogar unwirksam.
Nach § 560 BGB kann die Möglichkeit zur Erhöhung der Nebenkostenpauschale im Mietvertrag vereinbart werden. Bei unbefristeten Mietverträgen ist diese Klausel daher besonders wichtig, weil die Pauschale andernfalls nicht mehr angepasst werden kann.
