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Nebenkostenabrechnung Einfamilienhaus

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Nebenkostenabrechnung Einfamilienhaus - Viele Besonderheiten!
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Wie bei anderen Mietverhältnissen muss auch bei einem vermieteten Einfamilienhaus einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden, wenn kein Pauschalbetrag im Mietvertrag vereinbart wurde. Für die Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus gelten allerdings besondere Regelungen. Diese sollten Vermieter kennen, um die Abrechnung korrekt und vollständig erstellen und somit Rechtsstreitigkeiten vermeiden zu können.

Vermieter müssen eine Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus erstellen, wenn sie keinen Pauschalbetrag mit ihren Mietern vereinbart haben. Hierin müssen sie alle angefallenen und beglichenen Kosten aufnehmen und dürfen lediglich die umlagefähigen Kosten an die Mieter weitergeben. Für Einfamilienhäuser gibt es diesbezüglich spezielle Regelungen. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Regeln für eine Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus und erklärt, worauf bei der Erstellung zu achten ist.

Nebenkostenabrechnung Einfamilienhaus – alljährliche Pflicht des Vermieters

Zahlen Mieter eine monatliche Vorauszahlung für die Nebenkosten und keinen Pauschalbetrag, sind die Vermieter laut § 556 BGB zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Das gilt auch bei einem Einfamilienhaus. Der Abrechnungszeitraum darf hierbei ein Jahr nicht überschreiten, kann aber kürzer sein. Sobald der Abrechnungszeitraum beendet ist, haben Vermieter eine Frist von einem Jahr, um die Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus zu erstellen und an die Mieter zu schicken.

Wird die Frist nicht eingehalten, kann das für Vermieter teuer werden. In einem solchen Fall können Nachforderungen gelegentlich entfallen. Sollte sich jedoch aus der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben der Mieter ergeben, müssen die Vermieter dieses auch nach Ablauf der Frist auszahlen. Es lohnt sich daher, rechtzeitig mit der Erstellung der Abrechnung zu beginnen.

Nur umlagefähige Nebenkosten aufnehmen

In die Nebenkostenabrechnung dürfen ausschließlich umlagefähige Nebenkosten, also solche, die an die Mieter weitergegeben werden dürfen, aufgenommen werden. Welche das sind, ist in der Betriebskostenverordnung klar geregelt. Beispielsweise dürfen Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht umgelegt werden, sondern müssen von den Vermietern bezahlt werden.

Anders sieht das bei laufenden Kosten wie der Grundsteuer, der Straßenreinigung und der Wasserversorgung aus. Auch die Gartenpflege und die Beleuchtung müssen von den Mietern getragen werden. Außerdem gibt es den Punkt „sonstige Betriebskosten“. Hiermit sind Kosten gemeint, die individuell im Mietvertrag vereinbart wurden und nicht von den anderen Punkten in der Betriebskostenverordnung abgedeckt werden. Das sind beispielsweise Dachrinnenreinigungen oder Rauchmelderwartungen.

Bloß weil ein bestimmter Kostenpunkt umlagefähig ist, darf er noch lange nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Es dürfen nämlich nur solche Kosten an die Mieter weitergegeben werden, die ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden.

Hinweis: Um die umlagefähigen Betriebskosten im Mietvertrag zu erwähnen, genügt üblicherweise ein allgemeiner Bezug auf die Betriebskostenverordnung. Nur wenn „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden sollen, müssen diese ganz konkret und individuell genannt werden.

Wie hoch fallen die Nebenkosten aus?

Die Höhe der Betriebskosten ist nicht allgemein festgelegt, sondern richtet sich unter anderem danach, wo sich eine Immobilie befindet, wie groß sie ist, wann sie erbaut wurde, wie viele Bewohner es in der Immobilie gibt und vieles mehr. Beispielsweise werden für die Berechnung der Grundsteuer unterschiedliche Hebesätze, Grundsteuermesszahlen und Einheitswerte verwendet.

Wenn eine große Personenanzahl in einer Immobilie wohnt, werden deutlich mehr Ressourcen verbraucht, was die Kosten steigen lässt. Ebenso erhöhen sich in einem solchen Fall die Kosten für Versicherungen oder die Müllabfuhr. Das Alter der Immobilie hat Einfluss auf die verbrauchsabhängigen Nebenkosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Je älter ein Haus ist, desto häufiger fallen Reparaturen an. Ebenso sorgt eine fehlende Dämmung dafür, dass höhere Heizkosten zu tragen sind.

Einen klar definierten Umlageschlüssel verwenden

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus kommt ein spezieller Umlageschlüssel zum Einsatz, der auch Verteilerschlüssel genannt wird. Hier stehen unterschiedliche Varianten zur Verfügung, die sich beispielsweise nach der Wohnungsgröße, der Personenanzahl, den Wohneinheiten oder dem Verbrauch orientieren. Wenn der Mietvertrag nicht regelt, welcher Umlageschlüssel zum Einsatz kommt, wird laut § 556a BGB automatisch der Schlüssel „Wohnungsgröße“ verwendet.

Sonderregeln gelten für die Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten. Hier ist festgelegt, dass die Abrechnungen zu 50% bis 70% verbrauchsabhängig und zu 30% bis 50% verbrauchsunabhängig über die Nebenkosten berechnet werden. Bei der Ermittlung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten wird immer mit dem Schlüssel „Wohnungsgröße“ gearbeitet.

Fehler bei der Nebenkostenabrechnung unbedingt vermeiden

Eine Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus muss bestimmte Kriterien erfüllen, um gültig zu sein. Werden hier Fehler gemacht, können aufwändige und teure Nachbesserungen notwendig werden. Deswegen lohnt es sich, von Anfang an sorgfältig zu arbeiten und Fehler zu vermeiden.

Formell ist entscheidend, dass die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar ist und den Mietern fristgerecht zugestellt wird. Der Abrechnungszeitraum darf ein Jahr nicht überschreiten und es ist notwendig, dass auch juristische Laien in der Lage sind, die Nebenkostenabrechnung zu verstehen. Sämtliche Nebenkosten müssen daher übersichtlich dargestellt werden und es muss die Möglichkeit bestehen, durch Einsicht in die Dokumente die Korrektheit der Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Ebenso ist vorgegeben, dass die Nebenkostenabrechnung schriftlich erfolgen und den Mietern zugestellt werden muss. Das kann über einen Brief oder digitale Kanäle erfolgen.

Inhaltlich ist vorgeschrieben, dass Informationen wie Anschrift und Name von Mietern und Vermietern ebenso aufgeführt sein müssen wie die Angabe des Abrechnungszeitraums. Außerdem müssen Vermieter aufführen, welche umlagefähigen Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart wurden und welche Vorauszahlungen die Mieter geleistet haben. Ebenfalls verpflichtend ist eine Darstellung der Gesamtkosten sowie eine Berechnung des individuellen Saldo. Eventuelle Nachforderungen oder ein bestehendes Guthaben müssen eindeutig ausgewiesen werden.

Besonderheiten bei der Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus

Bei einer Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus gelten besondere Regelungen. Bestimmte Punkte wie die Gas-, Wasser- und Stromversorgung erfolgt häufig nicht über den Vermieter, sondern wird vom Mieter organisiert. Entsprechend müssen weniger Punkte in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Hierfür ist es notwendig, entsprechende Vereinbarungen im Mietvertrag zu treffen.

Grundsätzlich ist es möglich, eine Teilüberlassung an den Mieter vorzunehmen. Dieser kümmert sich dann um die verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Grundsätzlich können nahezu alle Punkte der Betriebskostenverordnung übertragen werden, wodurch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung deutlich einfacher wird. In einem solchen Fall werden häufig nur noch die Grundsteuer, die Wohngebäudeversicherung, sowie die Haftpflichtversicherung in der Nebenkostenabrechnung aufgenommen.

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