Dass Eigentümer Ärger mit einer Hausverwaltung haben, kommt leider nicht selten vor. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Einige Schwierigkeiten lassen sich durch ein klärendes Gespräch aus der Welt schaffen, andere sind so erheblich, dass eine Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist. Durch eine Abmahnung der Hausverwaltung kann man auf bestehende Probleme hinweisen und versuchen, einen Lösungsprozess in Gang zu setzen. Führt dies zu nichts, bleibt häufig nur noch die Abberufung beziehungsweise Kündigung als letzter Ausweg.
Bei der Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Hausverwaltung kommt es leicht einmal zu Auseinandersetzungen und Meinungsverschiedenheiten. Werden beispielsweise die vertraglichen Pflichten nicht eingehalten, sollte auf eine Abmahnung der Hausverwaltung zurückgegriffen werden. Zunächst ist es aber sinnvoll, das Gespräch zu suchen und die Hausverwaltung schriftlich aufzufordern, ihren Pflichten nachzukommen. Wie bei einer solchen Abmahnung der Hausverwaltung vorzugehen ist und wann nur noch die Abberufung beziehungsweise Kündigung als Ausweg bleibt, erläutert dieser Artikel.
Abmahnung – Typische Probleme mit einer Hausverwaltung
Eine Abmahnung der Hausverwaltung kann aus ganz unterschiedlichen Gründen erfolgen. Häufig sind es aber immer ähnliche Probleme, die dazu führen, dass Eigentümer und Verwalter aneinandergeraten. Besonders schwerwiegend ist es, wenn die Hausverwaltung ihre Aufgaben nicht oder nur unzureichend erfüllt und den Erwartungen, die an sie gesetzt werden, nicht gerecht wird. Gegen eine solche Untätigkeit gehen viele Eigentümer vor, weil sie nicht nur lästig, sondern häufig mit hohen Kosten verbunden ist.
Typisch ist beispielsweise, dass Verwalter keine Angebote für Reparaturen einholen und die entsprechenden Aufträge nicht an kompetente Fachkräfte weitergeben. Ebenso kommt es immer wieder vor, dass die Verwalter die Tätigkeit verschiedener Gewerke nicht überwachen, wodurch es ebenfalls zu Schwierigkeiten kommen kann. Gelegentlich bekommen die Hausverwaltungen sogar konkrete Weisungen der Eigentümer, die sie einfach ignorieren. Nicht zuletzt sind auch fehlende Erreichbarkeit und eine schlechte Kommunikation Gründe aus denen sich viele Eigentümer für eine Abmahnung der Hausverwaltung entscheiden.
Besonderheiten bei einer WEG-Verwaltung
Wenn eine Abmahnung der Hausverwaltung erfolgt, sind in der Regel im Vorfeld bereits viele Dinge passiert. Eigentümer haben nämlich vielfältige Möglichkeiten, wie sie beispielsweise gegen die Untätigkeit eines Verwalters vorgehen können. Die erste Stufe besteht üblicherweise darin, ein Gespräch zu suchen, und die ultima ratio ist dann die Trennung von der Hausverwaltung. Hierbei sind allerdings verschiedene Aspekte zu beachten.
Hinweis: Eine WEG-Verwaltung ist ein Sonderfall. Hier muss unter anderem die sogenannte Trennungstheorie berücksichtigt werden und es ist relevant, welche Vertretung der Eigentümergemeinschaft dem Verwalter gegenüber tätig wird. Üblicherweise sind das Mitglieder des Verwaltungsbeirats oder Eigentümer, die per Beschluss ermächtigt wurden, die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu vertreten.
Ein besonders wichtiger Aspekt, der bei einer WEG-Verwaltung eine Rolle spielt, ist die Trennungstheorie. Diese besagt, dass die Berufung eines Verwalters und die Unterzeichnung eines Verwaltervertrags zwei eigenständige Rechtsakte sind. Wenn der Verwalter abberufen wird, hat dies somit zunächst keine Auswirkungen auf den Verwaltervertrag. Ebenso muss die Abmahnung der Hausverwaltung klar von der Kündigung und der Abberufung unterschieden werden.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Vertretung gegenüber dem Verwalter. Laut der WEG-Reform, die am 1.12.2020 in Kraft getreten ist, liegen sämtliche Rechte und Pflichten bei der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese ist somit für eine ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums verantwortlich und ist neben dem Verwalter die zweite Vertragspartei im Verwaltervertrag. Die Vertretung gegenüber dem Verwalter wird durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen per Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer ausgeübt. Im Innenverhältnis müssen immer Beschlüsse der Wohnungseigentümer eingeholt werden, bevor Maßnahmen wie eine Abmahnung der Hausverwaltung vorgenommen werden können.
In der Praxis spielt die Frage, wer die Vertretung gegenüber dem Verwalter übernimmt, beispielsweise bei Abmahnungen und der Zustellung von Beschlüssen über eine Abberufung eine Rolle. Ebenso ist sie bei Vertragskündigung und Abberufung des Verwalters relevant, wenn dieser nicht an der Eigentümerversammlung teilnimmt. Um hier rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten immer Beschlüsse gefasst und alle formalen und inhaltlichen Kriterien beachtet werden.
Abmahnung Hausverwaltung – zunächst das Gespräch suchen
Bevor man eine Abmahnung der Hausverwaltung ausspricht, sollte man zunächst verschiedene Maßnahmen ergreifen, um strittige Fragen zu klären und Probleme aus der Welt zu schaffen. Grundsätzlich hat jeder Wohnungseigentümer das Recht, regelmäßig ein Gespräch mit dem Verwalter zu führen. Das kann ganz allgemein zu unterschiedlichen Themen sein, man kann hier allerdings auch Schwierigkeiten ansprechen und Dinge thematisieren, die einen stören.
Hinweis: Üblicherweise wird der Verwalter nicht einfach von den Eigentümern kontaktiert sondern der Verwaltungsbeirat vereinbart einen Termin für ein persönliches Gespräch. Bei strittigen Fragen sollten nicht mehr als drei Eigentümer bei dem Gespräch anwesend sein, damit der Verwalter nicht das Gefühl hat, man wolle ihn bedrängen oder unter Druck setzen.
In einem solchen Gespräch sollten zunächst objektiv und sachlich die Dinge genannt werden, die einen stören. Üblicherweise sind dies unterlassene Maßnahmen, aus denen sich konkrete Nachteile für die Eigentümergemeinschaft ergeben. Außerdem sollten konstruktive Vorschläge gemacht werden, wie man entsprechende Schwierigkeiten in Zukunft vermeiden beziehungsweise aus der Welt schaffen kann. Es ist wichtig, dass der Verwalter versteht, dass die vorliegenden Schwierigkeiten ernst sind und auch andere Eigentümer stören. Eine möglichst sachliche, von Vorwürfen freie Gesprächsatmosphäre sollte hierbei immer das Ziel sein.
Hausverwaltung schriftlich auffordern, ihren Pflichten nachzukommen
Gelegentlich kommt es vor, dass ein klärendes Gespräch keine Wirkung zeigt und die Hausverwaltung weiterhin untätig bleibt. In einem solchen Fall sollten die Eigentümer den Verwalter schriftlich dazu auffordern, seine Pflichten zu erfüllen. In einem solchen Schreiben sollten konkret die Maßnahmen genannt werden, die bisher ausgeblieben sind und in Zukunft erfolgen sollen. Außerdem ist es empfehlenswert, eine konkrete Frist zu setzen, bis zu der eine Verbesserung der Lage eingetreten sein muss. Üblicherweise werden dem Verwalter hierfür 14 Tage ab Zugang des Schreibens eingeräumt.
Des Weiteren müssen konkrete Konsequenzen benannt werden, die drohen, wenn die Verwaltung auf die Aufforderung nicht reagiert. Beispielsweise kann bereits hier gesagt werden, dass eine Abmahnung der Hausverwaltung droht oder dass im schlimmsten Fall eine Abberufung oder die Kündigung des Verwaltervertrags erfolgen wird. Dieses Schreiben sollte vom Verwaltungsbeirat aufgesetzt und dem Verwalter zugestellt werden. Hierzu ist der Beirat nach Paragraph 29 Absatz 2 WEG berechtigt. Immerhin muss er die Tätigkeit des Verwalters überwachen, auch wenn hiermit kein Weisungsrecht verbunden ist. Existiert kein Verwaltungsbeirat, muss ein Eigentümer dazu berechtigt werden, ein entsprechendes Schreiben zu erstellen und dem Verwalter zugänglich zu machen.
Tipp: Um später nachweisen zu können, dass der Verwalter das Schreiben tatsächlich erhalten hat, sollte es ihm per Einwurfeinschreiben zugestellt werden.
Abmahnung Hausverwaltung
Eine Abmahnung der Hausverwaltung kommt üblicherweise dann zum Einsatz, wenn diese auch auf ein Aufforderungsschreiben nicht reagiert. In einer solchen Abmahnung wird das Fehlverhalten des Verwalters ausdrücklich bemängelt und ihm gesagt, welche Konsequenzen sich ergeben, wenn er dieses Verhalten nicht einstellt. Eine solche Abmahnung ist zudem hilfreich, wenn später eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund erfolgen soll.
In Bezug auf die Abmahnung der Hausverwaltung muss erneut die Trennungstheorie berücksichtigt werden. So ist es ohne weiteres möglich, den Verwalter abzuberufen, ohne dass zuvor eine Abmahnung erteilt wurde. In § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG steht nämlich, dass jeder Verwalter jederzeit grundlos abberufen werden kann. Der Verwaltervertrag bleibt hiervon jedoch unberührt. Solange er nicht an die Bestellungszeit gekoppelt ist, endet er spätestens sechs Monate, nachdem der Verwalter abgerufen wurde. Anders sieht es aus, wenn zurecht eine fristlose Kündigung erfolgt ist.
Hinweis: Solange der Verwaltervertrag weiterläuft, behält der Verwalter seine Vergütungsansprüche. Bei einer Abberufung ist jedoch eine Kürzung um 20% möglich, da er dann deutlich geringere Aufwendungen hat.
Immer wieder ist strittig, was genau ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung ist. Leichtere Pflichtverletzungen zählen nicht hierzu. Stattdessen muss eine Abmahnung der Hausverwaltung erfolgen, in der ausdrücklich gefordert wird, dass der Verwalter seine Pflichten erfüllt. Erteilt wird die Abmahnung im Namen der Eigentümergemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder einen ermächtigten Wohnungseigentümer. Es ist zwingend erforderlich, dass ein Beschluss der Eigentümer für eine Abmahnung nach § 19 WEG vorliegt.
Für eine Abmahnung der Hausverwaltung gelten bestimmte Regeln. Sie muss unbedingt schriftlich erfolgen und sollte spätestens zwei Wochen nach Kenntnis der Pflichtverletzung der Hausverwaltung vorliegen. Die Versäumnisse müssen möglichst konkret geschildert und Gründe genannt werden, warum es sich hierbei um eine Pflichtverletzung handelt. Außerdem müssen konkrete Forderungen gestellt werden, wie sich die Hausverwaltung in Zukunft verhalten soll, um ihren Pflichten vertragsgemäß nachzukommen. Für den Fall einer wiederholten Pflichtverletzung sollten zudem konkrete Konsequenzen angedroht werden.
Einen Eigentümerbeschluss zur Abberufung und Kündigung erzielen
Die nächste Stufe der Reaktion der Eigentümergemeinschaft auf eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung besteht in der Abberufung beziehungsweise fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags. Diese kommt immer dann zum Einsatz, wenn auch auf eine oder sogar mehrere Abmahnungen keine angemessene Reaktion erfolgt ist. Für eine solche fristlose Kündigung sind zwingend Beschlüsse der Wohnungseigentümer notwendig. Diese können sowohl im Rahmen einer Eigentümerversammlung als auch über das Umlaufverfahren erzielt werden.
Während die Abberufung einer Hausverwaltung jederzeit erfolgen kann, muss für eine fristlose Kündigung ein wichtiger Grund vorliegen. Ebenso ist es laut § 626 BGB erforderlich, dass die jeweilige Kündigungsfrist eingehalten wird. Ein solcher wichtiger Grund liegt vor, wenn eine zukünftige Zusammenarbeit von Eigentümern und Hausverwaltung nach Treu und Glauben nicht mehr zumutbar ist. Das ist häufig dann der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis so nachhaltig zerrüttet ist, dass es nicht wiederhergestellt werden kann. Häufig führen erhebliche Pflichtverletzungen oder sogar Straftaten zu einem solchen Vertrauensverlust. Dasselbe gilt, wenn Abmahnungen der Hausverwaltung vorgenommen wurden, auf die keine Reaktion erfolgt ist.
Die in § 626 Abs. 2 BGB vorgeschriebene Zwei-Wochen-Frist kann bei der Kündigung eines Verwaltervertrags häufig nicht eingehalten werden. Das liegt daran, dass es bereits mehrere Wochen dauert, bis eine Eigentümerversammlung einberufen ist. Entsprechend muss die Kündigung innerhalb angemessener Frist erfolgen. Das bedeutet, dass die Zeit zur Verfügung steht, die notwendig ist, um eine Eigentümerversammlung einzuberufen und einen Beschluss zu fassen. Somit kann es schon einmal zwei Monate nach Kenntnisnahme des Kündigungsgrundes dauern, bis die fristlose Kündigung erreicht und der Verwalter darüber in Kenntnis gesetzt ist.
Aufgrund der Trennungstheorie ist es bei der Abberufung eines Verwalters sinnvoll, zwei unterschiedliche Beschlüsse zu fassen. Der eine betrifft die Abberufung und der andere die Kündigung des Verwaltervertrags. Bei einer Eigentümerversammlung genügt es, wenn eine Mehrheit der Eigentümer der Abberufung und der Vertragskündigung zustimmt, im Umlaufverfahren muss die sogenannte Allstimmigkeit erreicht werden. Spricht sich nur ein einziger Eigentümer gegen die Abberufung oder die Kündigung des Verwaltervertrags aus, können diese nicht vorgenommen werden.
Der Hausverwaltung den Beschluss zukommen lassen
Immer wieder kommt es vor, dass ein Verwalter der Eigentümerversammlung fernbleibt, auf der die Beschlüsse zu seiner Abberufung und der Kündigung des Verwaltervertrags getroffen werden. In einem solchen Fall muss er über die jeweiligen Beschlüsse in Kenntnis gesetzt werden. Dasselbe gilt, wenn es gar keine Eigentümerversammlung gab, sondern die Beschlüsse im Umlaufverfahren erzielt wurden. Der Vorsitzende des Verwalterbeirats, dessen Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer kann dem Verwalter die Kündigungserklärung und das Kündigungsschreiben zukommen lassen. Dies sollte idealerweise im Beisein von Zeugen geschehen.
Die Mitteilung über die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags erfolgt üblicherweise dadurch, dass dem Verwalter das Protokoll der Eigentümerversammlung oder des Umlaufverfahrene zugänglich gemacht wird. Anders sieht es aus, wenn die Verwalter bei der Beschlussverkündigung einer Eigentümerversammlung anwesend sind. Dann muss ihnen weder die Abberufung noch die Kündigung separat zugestellt werden.
Einen Gerichtsentscheid nach der Abmahnung Hausverwaltung erwirken
Durch die WEG-Reform gelten heutzutage andere Regelungen für die Abberufung und Kündigung eines Verwalters als bisher. So kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, selbst wenn kein wichtiger Grund vorliegt, und der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Anderslautende Vereinbarungen sind unwirksam. Ebenso richten sich die Ansprüche auf Abberufung des Verwalters gegen die Eigentümergemeinschaft als Ganzes. Dennoch besteht weiterhin die Möglichkeit für alle Wohnungseigentümer, eine Abberufung gerichtlich geltend zu machen. Die entsprechenden Regelungen sind in § 44 Absatz 1 Satz 2 WEG zu finden.
Einen solchen Anspruch haben Eigentümer, wenn es objektiv nicht vertretbar ist, die Abberufung abzulehnen. Ob dies der Fall ist, muss im Einzelfall individuell geprüft werden. Hierbei müssen sämtliche Umstände der jeweiligen Situation umfassend Berücksichtigung finden. Generelle Aussagen darüber, wie man die bisherigen Entwicklungen zu werten und zu gewichten hat, sind nicht möglich. Allerdings sind Eigentümer zunächst verpflichtet, mittels Eigentümerversammlung oder Umlaufverfahren die Abberufung des Verwalters durchzusetzen, bevor sie das Recht haben, eine Beschlussersetzungsklage einzureichen.
Mögliche Schadenersatzansprüche klären
Es kann passieren, dass die schuldhafte Untätigkeit einer Hausverwaltung dazu führt, dass der Eigentümergemeinschaft Schäden entstehen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine versäumte Reparatur zu erheblichen Beschädigungen an der zu verwaltenden Immobilie geführt haben. Ebenso kann es passieren, dass bestimmte Fristen nicht eingehalten werden, wodurch die Eigentümergemeinschaft unnötige Unkosten zu tragen hat. In solchen Fällen können die Eigentümer gegebenenfalls Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen. Die entsprechenden rechtlichen Voraussetzungen sind in § 280 BGB festgehalten.
Regelungen bei einer Mietverwaltung
Für eine Miet- und Sondereigentumsverwaltung gelten besondere Regeln. Hier ist ausschließlich der Verwaltervertrag entscheidend, sodass jederzeit Gespräche mit dem Verwalter gesucht und Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung erstellt werden können. Ebenso kann eine Abmahnung der Hausverwaltung erfolgen, in deren Folge Pflichtverstöße, die bereits abgemahnt wurden, einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung darstellen können. In einem solchen Fall muss dem Verwalter die Kündigung innerhalb von zwei Wochen, nachdem die Pflichtverletzung bekannt wurde, zugänglich gemacht werden.
Fazit
Eine Abmahnung der Hausverwaltung ist ein wichtiges Werkzeug für Eigentümer, um sich gegen Fehlverhalten von Verwaltern abzusichern. Sie ist allerdings erst ein deutlich späterer Schritt, da zunächst ein Gespräch gesucht und ein Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung erstellt werden muss. Bei der Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags muss die Trennungstheorie berücksichtigt werden.
