Wenn Vermieter die Betriebskosten einer Immobilie auf die Mieter umlegen, sind sie zur Erstellung einer Abrechnung verpflichtet. Trotz sorgfältiger Arbeit kann es hier zu Fehlern kommen, die einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung seitens der Mieter auslöst. Vermieter sollten zeitnah und professionell reagieren, um weiteren Ärger zu vermeiden. Hierbei ist es wichtig, Fristen einzuhalten, das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten und auf Vollständigkeit Wert zu legen.
Leider passiert es selbst Profis hin und wieder, dass eine Nebenkostenabrechnung Fehler aufweist. Wer hier die 7 Regeln zur Nebenkostenabrechnung nicht beachtet, muss mit Widerspruch der Mieterschaft rechnen. Um die Sache schnellstmöglich für beide Seiten zufriedenstellen zu klären, ist es wichtig, dass Vermieter auf einen Widerspruch schnell reagieren und eine angemessene Reaktion zeigen.
Dieser Artikel erläutert, welche Fristen hierbei einzuhalten sind, welche gängigen Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung es gibt und wie eine optimale Reaktion auf Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung aussieht.
Gründe für einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung
Wenn Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen, muss dieser gut begründet sein. Es darf nicht einfach willkürlich ein Verdacht geäußert werden, dass die Abrechnung falsch sein könnte. Ein möglicher Grund für einen Widerspruch ist, dass die Nebenkosten im Vergleich zur Vorjahresabrechnung massiv angestiegen sind, obwohl die allgemeine Inflation das nicht hergibt. Wenn ein solcher Grund genannt wird, sollten Vermieter zeitnah auf den Widerspruch reagieren.
Reaktion auf Widerspruch zeigen und Dokumenteneinsicht gewähren
Eine angemessene Reaktion auf Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung besteht darin, zunächst Kontakt mit dem Mieter aufzunehmen. Gelegentlich lassen sich Probleme und Schwierigkeiten bereits in einem klärenden Gespräch aus der Welt schaffen. Ist dies nicht möglich, sollten Vermieter den Mietern Dokumenteneinsicht gewähren. So können diese prüfen, ob Fehler vorliegen und wenn ja, an welcher Stelle sie aufgetreten sind. Die Rechenschaftspflicht liegt hierbei laut § 259 BGB bei den Vermietern.
Hinweis: Eine Klage gegen einen Widerspruch wird automatisch abgewiesen, wenn die Mieter nicht zuvor Dokumenteneinsicht erhalten haben.
Vermieter haben verschiedene Möglichkeiten, um Dokumenteneinsicht zu gewähren. Sie können den Mietern die originalen Dokumente in einem Büro vorlegen oder ihnen Kopien per Post oder in digitaler Form zukommen lassen. Die hierbei anfallenden Gebühren trägt der Mieter. Die Originale müssen hierbei immer bei den Vermietern verbleiben und dürfen niemals versendet werden.
Diese Fristen gelten bei einem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung
Vermieter müssen bei ihrer Reaktion auf Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung auf die sogenannten Ausschlussfristen achten. Sie müssen innerhalb der Widerspruchsfrist reagieren, da sie sonst keinen Anspruch auf Nachzahlung haben. Außerdem muss eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist erfolgen. Ist dies nicht der Fall und der Mieter müsste eine höhere Nachzahlung leisten, ist der Anspruch auf das Plus erloschen. Andersherum müssen Mieter ihre Widerspruchsfrist innerhalb von 12 Monaten in Anspruch nehmen, weil ihr Recht auf Widerspruch sonst verfällt.
Es gibt einige wenige Ausnahmen von den Ausschlussfristen. Das ist immer dann der Fall, wenn eine der Parteien nicht schuld daran ist, dass die Frist überschritten wurde. Wenn beispielsweise Dienstleister Rechnungen zu spät stellen, können Vermieter den Mietern die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig zukommen lassen. Wenn ein Brief jedoch zu spät eingeworfen oder zugestellt wird, ist dies keine zulässige Ausnahme von den Ausschlussfristen.
Gebot der Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten beachten
Bei der Auswahl von Dienstleistern müssen Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Das bedeutet, dass die anfallenden Kosten orts- und branchenüblich sein müssen. Werden unwirtschaftliche Angebote angenommen, ist dies häufig ein legitimer Widerspruchsgrund gegen eine Nebenkostenabrechnung.
Das bedeutet nicht, dass Vermieter den preiswertesten Anbieter wählen müssen, sie müssen lediglich das Gebot der Wirtschaftlichkeit berücksichtigen. Üblicherweise reagieren Gerichte äußerst empfindlich bei Missachtung der vorgeschriebenen Wirtschaftlichkeit gemäß § 556 BGB. Vermieter, die hier „herum mauscheln“ sollten bei diesem Punkt wirklich aufpassen.
Gängige Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung
Es gibt einige Fehler, die bei einer Nebenkostenabrechnung immer wieder auftreten. So kann es passieren, dass einmalige Kosten auf die Mieter umgelegt werden. Diese gehören aber nicht zu den umlagefähigen Kosten. Außerdem können Vermieter auf einen falschen Umlageschlüssel zurückgreifen. Welcher der richtige ist, steht im jeweiligen Mietvertrag, ansonsten erfolgt die Abrechnung anhand der Wohnfläche.
Die Verwaltungskosten müssen von den Vermietern getragen werden und zählen nicht zu den umlagefähigen Kosten. Wenn ein Hauswart sich parallel um die Grünanlage kümmert, sind die Kosten mit seiner Bezahlung abgegolten. Eine zusätzliche Abrechnung der Gartenpflege wäre eine doppelte Umlage und somit nicht zulässig.
Wenn Wohnungen leer stehen, entstehen sogenannte „Leerstandskosten“. Diese müssen komplett von den Vermietern bezahlt werden. Vorauszahlungen bei den Nebenkosten müssen vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Wird dies vergessen, ist dies ein legitimer Grund für einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.
Vollständigkeit ist gefragt
Es ist wichtig, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig und umfassend ist. Das gilt insbesondere, wenn die umlagefähigen Kosten einzeln aufgeführt werden. Wird ein Posten in der Nebenkostenabrechnung vergessen, müssen die Mieter hierfür nicht aufkommen. Deswegen entscheiden sich viele Vermieter dafür, bei der Nebenkostenabrechnung auf die Betriebskostenverordnung hinzuweisen. Diese umfasst sämtliche umlagefähigen Kosten, sodass nicht versehentlich etwas vergessen werden kann.
Bei zukünftigen Nebenkostenabrechnungen aus Fehlern lernen
Es kommt darauf an, dass Vermieter aus einem Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung lernen. Entsprechend sollten sie die fehlerhaften Positionen anpassen, damit es bei der nächsten Nebenkostenabrechnung nicht wieder zu Schwierigkeiten kommt. Ansonsten legen Mieter wieder Widerspruch ein, was einen Mehraufwand und eventuelle Kosten bedeutet. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem Bruch des Vertrauensverhältnisses zwischen Mietern und Vermietern, sodass sich Mieter für eine Kündigung entscheiden.
