Wenn eine WEG-Verwaltung zum Jahresende hin ausscheidet, ist nicht immer klar, wer die letzte Abrechnung erstellen muss: der alte oder der neue Verwalter. Für beide Sichtweisen gibt es gute Argumente.
Das neue WEG-Gesetz erlaubt eine weitaus einfachere Abberufung des Verwalters. Wer am Ende aber die letzte Abrechnung erstellen muss, haben wir bereits im ersten Teil grundlegend betrachtet. Doch so einfach ist es nicht, bei Mietverwaltung und der WEG.
In vielen Fällen wird eine WEG-Verwaltung zum Ende eines Wirtschaftsjahres abberufen. Der neue Verwalter nimmt seine Tätigkeit dann am 01.01. des Nachfolgejahres auf. In solchen Situationen ist nicht letztgültig geklärt, wer für die Abrechnung des vergangenen Wirtschaftsjahres verantwortlich ist.
Sowohl für die alte Verwaltung als auch für den neuen Verwalter gibt es überzeugende Argumente. Fest steht jedoch: Kommt ein Verwalter einer eindeutigen Pflicht zur Erstellung einer letzten Abrechnung nicht nach, haben Wohnungseigentümergemeinschaften ein Recht auf Schadenersatz.
These: Der alte Verwalter ist für die letzte Abrechnung verantwortlich
Es gibt viele gute Gründe, die dafür sprechen, dass der alte Verwalter für die Erstellung des Jahresabschlusses des vorherigen Wirtschaftsjahres verantwortlich ist. So haben beispielsweise die Eigentümer ein berechtigtes Interesse daran, dass der Jahresabschluss von demjenigen durchgeführt wird, der im jeweiligen Jahr den Verwalterposten innehatte. Dieser war für die Einnahmen und Ausgaben der WEG verantwortlich und muss dafür geradestehen, dass diese vollständig und richtig vorgenommen wurden.
Diese grundsätzliche Haltung teilt der BGH, wie aus einem Urteil von 2016 deutlich wird. Auch der 5. Senat des BGH, der sich speziell um Wohnungseigentumsrecht kümmert, hat diese Deutung 2018 unterstützt. Es gibt also gute Gründe, davon auszugehen, dass der BGH den bisherigen Verwalter in der Pflicht sieht.
These: Der neue Verwalter ist für die letzte Abrechnung verantwortlich
Es gibt aber auch viele Argumente, die dafür sprechen, dass sich der neue Verwalter um den noch ausstehenden Jahresabschluss kümmern muss. So ist § 28 WEG eindeutig, indem er festlegt, dass ein Jahresabschluss erst nach Ablauf des Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres erfolgt. Zu diesem Zeitpunkt ist der bisherige Verwalter aber schon längst nicht mehr im Amt. Außerdem hat der BGH geurteilt, dass Verwalter einen Jahresabschluss nicht zwingend selbst anfertigen müssen, sondern auch Dritte damit beauftragen können. Grundlage hierfür sind dann die Rechnungslegungen des Verwalters. Diese Sicht kann auch auf einen neuen Verwalter übertragen werden, der auf Grundlage der Rechnungslegung den noch ausstehenden Jahresabschluss zu erledigen hat.
28 Absatz 4 WEG ist durch die WEG-Reform zwar nicht mehr gültig, bei einem Verwaltervertrag handelt es sich aber um einen Geschäftsbesorgungsvertrag. Das bedeutet, dass die Eigentümer Rechenschaft vom Verwalter verlangen können, weswegen dieser stets eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben vornehmen muss. Diese müssen zwingend durch Belege gestützt werden. Das bedeutet, dass der neue Verwalter sämtliche Rechnungen und Zahlen zur Verfügung bekommt, die für die Erstellung der noch ausstehenden Jahresabrechnung benötigt werden.
Klare Regeln zur letzten Abrechnung im Verwaltervertrag vereinbaren
Eine endgültige Klärung der Frage, wer für den noch ausstehenden Abschluss bei Ausscheiden des Verwalters zum Ende des Wirtschaftsjahres verantwortlich ist, kann nur der BGH vornehmen. Bis ein entsprechendes Urteil vorliegt, sollten Eigentümer und WEG für Rechtssicherheit sorgen. Entsprechend ist es ratsam, im Verwaltervertrag oder über eine Zusatzvereinbarung zu regeln, wer für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich ist, wenn der Verwalter zum 31.12. eines Kalenderjahres ausscheidet, das mit dem Wirtschaftsjahr identisch ist.
Achtung: Im Internet gibt es eine Vielzahl von Klauseln, die in den Verwaltervertrag aufgenommen werden können, um für Rechtssicherheit zu sorgen. Es ist wichtig, dass diese professionell und korrekt sind. Dies ist nur bei seriösen Quellen mit hoher Expertise der Fall. Außerdem sollten solche Klauseln niemals einfach übernommen, sondern immer an die individuelle Situation angepasst werden.
Wann haben WEG Anspruch auf Schadenersatz gegenüber dem Verwalter?
In einigen Fällen kommt es vor, dass der bisherige Verwalter für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich ist, dieser Pflicht aber nicht nachkommt. Ist dies der Fall, sollte die WEG über den neuen Verwalter eine konkrete Aufforderung zur Erstellung des Jahresabschlusses an den bisherigen Verwalter schicken. Reagiert dieser nicht darauf, kann der neue Verwalter den Jahresabschluss vornehmen oder diesen an einen externen Dienstleister auslagern. Für die so entstehenden Kosten muss der bisherige Verwalter laut § 280 Absatz 3 BGB sowie § 281 Absatz 1 BGB i. V. mit § 28 Absatz 2 Wohnungseigentumsgesetz Schadenersatz leisten.
Bei Mietverwaltungen ist der Verwaltervertrag ausschlaggebend
Das Wohnungseigentumsrecht gilt zwar für WEG, nicht aber für Mietverwaltungen. Hier ist der Verwaltervertrag die Grundlage dafür, bis zu welchem Termin die jährliche Betriebs- beziehungsweise Nebenkostenabrechnung angefertigt sein muss. Allerdings ist in vielen Verwalterverträgen nicht klar geregelt, wer den Jahresabschluss zu erstellen hat, wenn der bisherige Verwalter aus dem Amt scheidet.
Verschiedene Gerichte haben mittlerweile geurteilt, wie vorzugehen ist, wenn der Verwalter zum Ende des Wirtschaftsjahres ausscheidet. Das LG Bonn hat am 23. März 2010 unter Aktenzeichen 8 S 286/09 geurteilt, dass der bisherige Verwalter dann keinen Jahresabschluss mehr erstellen muss, weil ihm die hierfür notwendigen Unterlagen und Rechnungen noch gar nicht zur Verfügung stehen. Anders hatte das LG Hamburg 1999 geurteilt. Um Unklarheiten und Probleme zu vermeiden, sollte daher im Verwaltervertrag genau geklärt sein, in welchen Situationen welcher Verwalter für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich ist.
