Einen Nebenkostenabrechnung müssen private Vermieter ebenso erstellen wie Wohnungsgesellschaften. Hierbei kommt es immer wieder zu Fragen und Unsicherheiten, was denn alles auf die Mieter umgelegt werden darf. Viele private Vermieter entscheiden sich deshalb dafür, mit einer Hausverwaltung zusammenzuarbeiten. Das ist sinnvoll, da die Vertragsverhältnisse bei Eigentumswohnungen andere sind. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, die Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung selbst zu erstellen.
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, muss für diese üblicherweise alljährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Das kann je nach Wunsch eigenständig oder in Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung geschehen. Wichtig ist, dass die rechtlichen Besonderheiten bei vermieteten Eigentumswohnungen berücksichtigt werden.
Dieser Artikel erläutert, wie eine Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung erstellt werden kann, welche Anforderungen hierbei zu berücksichtigen sind und wie private Vermieter bei Streitigkeiten mit der Hausverwaltung am besten reagieren.
Diese Anforderungen muss eine Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung erfüllen
Eine Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um rechtlich gültig zu sein. Um sich aufwändige Nachbesserungen und Ärger mit den Mietern zu ersparen, sollten private Vermieter von Anfang an sorgfältig arbeiten. Zunächst muss geklärt werden, welche Regelungen in den Mietvertrag aufgenommen werden sollen. Bei Pauschalzahlungen zahlen die Mieter einen fest vereinbarten Betrag, der sich nicht verändert. Ansonsten werden die tatsächlichen Kosten genau bestimmt und nur diese dann beglichen. Deswegen muss eine Nebenkostenabrechnung nur dann durchgeführt werden, wenn keine Pauschalzahlungen erfolgen. Die entsprechenden Regelungen sind in § 556 BGB zu finden.
Achtung: Vermieter sollten sich genau überlegen, welche Art der Zahlung sie mit ihren Mietern vereinbaren. Spätere Änderungen am Mietvertrag sind aufwendig und nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Mieter möglich.
Die meisten Mieter und Vermieter vereinbaren im Mietvertrag Vorauszahlungen zur Kaltmiete. So ist sichergestellt, dass nur diejenigen Kosten bezahlt werden müssen, die tatsächlich angefallen sind. Auf diese Weise bleibt keine der beiden Parteien auf bestimmten Kosten sitzen. Da solche Kosten jedoch Schwankungen unterworfen sind, weil sich beispielsweise die Marktpreise ändern, müssen sie im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung genau beziffert werden.
Zu den Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung gehört zudem die fristgerechte Erstellung. Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate umfassen. Außerdem muss die Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Außerdem dürfen Vermieter nur solche Kosten an die Mieter weitergeben, die in der Betriebskostenverordnung als umlagefähig deklariert sind. Ist dies nicht der Fall, müssen die Mieter die Betriebskosten nicht bezahlen, sondern können eine Korrektur verlangen. Die Zahlungsverpflichtung besteht erst, wenn diese Korrektur vorgenommen wurde. Werden hierdurch Fristen versäumt, ist dies Sache des Vermieters und dieser kann üblicherweise keine Forderungen mehr bei den Mietern durchsetzen.
Die Rechtsverhältnisse bei einer Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung
In vielen Bereichen sind die Betriebskostenabrechnungen bei Eigentumswohnungen und anderen Immobilienarten gleichwertig, es gibt allerdings einige signifikante Unterschiede. Mit diesen müssen sich Vermieter beschäftigen, um bei der Abrechnung alles richtig zu machen. Unter anderem ist es wichtig, sich die verschiedenen Rechtsverhältnisse bewusst zu machen, die bei Eigentumswohnungen bestehen. Immerhin sind hier nicht nur zwei Parteien beteiligt, sondern mindestens drei: Mieter, Vermieter und Eigentümergemeinschaft.
Wenn ein Mensch Eigentümer einer kompletten Immobilie ist, kann er über diese und die einzelnen Wohnungen frei verfügen. Das ist bei Eigentumswohnungen nicht der Fall. Hier besteht immer ein Vertrag zwischen dem Eigentümer der Wohnung und der Eigentümergemeinschaft. In § 16 WEG ist geregelt, dass der Eigentümer der Wohnung die Betriebskosten entrichten muss. Dennoch ist es möglich, verschiedene Kostenpunkte über einen Nebenkostenabrechnung an die Mieter weiterzugeben. Somit bestehen mehrere Verträge, die sich nicht gegenseitig beeinflussen, bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung jedoch zu beachten sind.
Der für die Eigentümergemeinschaft verantwortliche Hausverwalter muss laut § 28 WEG am Ende eines Kalenderjahres einen Nebenkostenabrechnung erstellen. Es ist sinnvoll, darauf zu achten dass die Abrechnungszeiträume zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Eigentümer sowie dem Vermieter und dem Mieter gleich sind.
Eine Hausverwaltung mit der Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung beauftragen
Viele Eigentümer entscheiden sich dafür, die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung an eine Hausverwaltung abzugeben. In § 18 Abs. 1 WEG ist geregelt, dass die Abrechnung sowohl von den Eigentümern selbst als auch von einer Hausverwaltung erstellt werden kann.
Hinweis: Wird eine Hausverwaltung mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung beauftragt, erstellt diese sowohl die Gesamtabrechnung für den Eigentümer als auch die individuelle Abrechnung für die Mieter.
Die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung ist für Vermieter ausgesprochen bequem. Diese müssen sich nicht um die mit der Abrechnung verbundenen Aufgaben kümmern, sondern geben diese an die Hausverwaltung weiter. Allerdings besteht eine Überwachungspflicht. Die Vermieter müssen somit kontrollieren, dass die von der Hausverwaltung erstellten Abrechnungen korrekt sind. Sollte es durch Fehler zu Fristversäumnissen kommen, sind hierfür die Vermieter verantwortlich, selbst wenn das Fristversäumnis auf einen Fehler der Hausverwaltung zurückzuführen ist. Sollten bestimmte Forderungen nicht mehr geltend gemacht werden können, bleibt den Vermietern nur noch die Möglichkeit, Schadenersatz vom Verwalter für die entstandenen Schäden zu fordern.
Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann korrekt und gültig, wenn die darin enthaltenen Kostenpunkte umlagefähig sind. Für welche Kosten das gilt, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Bestimmte Ausgaben wie die Instandhaltungsrücklage, die Eigentümer zu tragen haben, dürfen beispielsweise nicht an die Mieter weitergegeben werden. Hier muss sorgfä#ltig gearbeitet werden, damit es nicht zu Fehlern kommt, die dann aufwendig korrigiert werden müssen.
Eigenständig eine Abrechnung vornehmen
Es besteht keine Verpflichtung für Eigentümer einer Eigentumswohnung, die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an eine Hausverwaltung auszulagern. Ebenso ist es möglich, diese eigenständig zu erstellen und den Vermietern zukommen zu lassen. Viele Vermieter entscheiden sich für dieses Vorgehen, um alle Fäden selbst in der Hand zu haben und von niemandem abhängig zu sein. So können sie selbst dafür sorgen, dass sämtliche Fristen eingehalten werden und es zu keinem Ärger mit der Hausverwaltung kommt.
Zu beachten ist jedoch, dass für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung die Gesamtkostenabrechnung vorliegen muss, die die Hausverwaltung für die einzelnen Eigentümer erstellt. Diese umfasst sämtliche mit der Immobilie verbundenen Kosten. Hier müssen die Eigentümer dann prüfen, welche davon umlagefähig sind und welche nicht. Nur die umlagefähigen Kosten dürfen an die Mieter weitergegeben werden. Grundsätzlich ist es aber möglich, dass in der Gesamtkostenabrechnung Kosten nicht enthalten sind, die grundsätzlich an die Mieter weitergegeben werden dürften. In einem solchen Fall kann bei der eigenständig erstellten Abrechnung ein Posten ergänzt werden.
Das gilt beispielsweise für die Grundsteuer. Diese wird in der von der Hausverwaltung erstellten Gesamtkostenabrechnung üblicherweise nicht erwähnt. Eigentümer können sich somit das Grundbuch zu ihrer Eigentumswohnung anschauen. Jede Wohnung verfügt über ein solches Grundbuch, das die Voraussetzung dafür ist, die Grundsteuer bestimmen zu können. Sobald der korrekte Wert ermittelt wurde, kann er in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen und an die Mieter weitergegeben werden.
Wenn es zu Schwierigkeiten mit der Hausverwaltung kommt
Immer wieder kommt es zu Streitigkeiten und Auseinandersetzungen zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht erstellt und den Mietern zugestellt wird. Hieraus ergeben sich finanzielle Nachteile für die Vermieter, die diese nicht tragen wollen. Das gilt unabhängig davon, ob die Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung hätte selbst erstellen müssen oder ob sie die Gesamtkostenabrechnung nicht fristgerecht erstellt hat, die der Vermieter für die individuelle Nebenkostenabrechnung benötigt.
Wurden Fristen nicht eingehalten, können die umlagefähigen Kosten von den Mietern üblicherweise nicht mehr nachgefordert werden. Den Vermietern steht dann nur noch der Weg offen, die Hausverwaltung zu verklagen. Ein solcher Schritt will sorgfältig überlegt werden, da die Gerichte in verschiedenen Situationen zu jeweils anderen Auffassungen gekommen sind und mal der Hausverwaltung und mal den Vermietern Recht gegeben haben.
Prinzipiell gilt, dass eine individuell durch die Vermieter erstellte Nebenkostenabrechnung nur dann möglich ist, wenn die Gesamtkostenabrechnung vorliegt. Wenn diese nicht vorhanden ist, ist dies aber noch kein zwingender Grund für die Forderung von Schadenersatz. Stattdessen müssen die Vermieter zunächst nachweisen, dass die verspätete Abrechnung nicht auf ihr Fehlverhalten, sondern auf einen Fehler der Hausverwaltung zurückzuführen ist.
Grundsätzlich sind Vermieter dazu verpflichtet, sämtliche rechtlichen Möglichkeiten zu nutzen, um die Unterlagen zu erhalten, die sie für die Nebenkostenabrechnung benötigen. Nur wenn sie dies getan haben und die Hausverwaltung nicht oder nicht angemessen reagiert hat, kann auch jenseits der gesetzlichen Frist die Zahlung von Nebenkosten von den Mietern verlangt werden.
Eine weitere Schwierigkeit kann dann auftreten, wenn Dokumenteneinsicht genommen werden soll. Die Einsichtnahme ist nur bei der Hausverwaltung möglich. Diese wiederum darf die Unterlagen nur den Eigentümern selbst zeigen, nicht aber deren Mietern. Es müssen somit erst Regelungen gefunden werden, um den Mietern das Recht zukommen zu lassen, die Dokumente einzusehen. All dies ist mit einem bürokratischen Mehraufwand verbunden, der zu Komplikationen führen kann. Deswegen sollte man sich gut überlegen, ob man die Nebenkostenabrechnung tatsächlich selbstständig erstellen will.
Fazit Nebenkostenabrechnung vermietete Eigentumswohnung
Im Grundsatz sind Betriebskostenabrechnungen bei unterschiedlichen Wohnungsarten gleichberechtigt. Somit müssen sie für eine Eigentumswohnung ebenso erstellt werden wie für andere Mietwohnungen. Ebenso haben Mieter und Vermieter hier die Möglichkeit, Pauschalbeträge zu vereinbaren, die die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnung unnötig machen. Damit bei der Erstellung alles korrekt abläuft, müssen die rechtlichen Beziehungen zwischen Mieter, Vermieter und Eigentümergemeinschaft ebenso berücksichtigt werden wie die Besonderheiten einer solchen Abrechnung.
Vermieter können grundsätzlich zwei Wege für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gehen: Auf der einen Seite ist es möglich, sämtliche Aufgaben an eine Hausverwaltung auszulagern. Dann muss man sich selbst mit dem bürokratischen Aufwand nicht auseinandersetzen, sondern hat lediglich eine überwachende Funktion. Unter anderem muss sichergestellt werden, dass die Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung fristgerecht, komplett und korrekt erstellt. Beispielsweise dürfen nur umlagefähige Kosten an die Mieter weitergegeben werden.
Eine Alternative besteht darin, die Nebenkostenabrechnung selbst zu erstellen. Hierfür ist jedoch Fachwissen in diesem Bereich notwendig. Außerdem besteht die Gefahr, dass es zu Auseinandersetzungen und Komplikationen mit der Hausverwaltung kommt. Denn nur bei Vorlage einer Gesamtkostenabrechnung können Vermieter die individuelle Nebenkostenabrechnung überhaupt erstellen. Zudem müssen unbedingt alle Fristen eingehalten werden, um sich rechtliche Auseinandersetzungen und finanzielle Verluste zu ersparen.
