Eigentümer einer WEG müssen ihre Wohneinheit nicht selbst nutzen, sondern können diese vermieten. In diesem Fall sind sie einmal jährlich zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Hierbei sind vielfältige Aspekte zu beachten, um Rechtsstreitigkeiten wegen einer fehlerhaften oder unvollständigen Abrechnung zu vermeiden. Das gilt auch dann, wenn die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer einer WEG durch einen Hausverwalter erstellt und den Mietern zugeschickt wird.
Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer einer WEG. Diese muss vollständig und korrekt erstellt werden und den Mietern fristgerecht zugestellt werden. Um Fehler zu vermeiden und sich nicht mit den vielen Fachbegriffen rund um eine Nebenkostenabrechnung auseinandersetzen zu müssen, lagern viele Eigentümer einer WEG diese Aufgabe an einen Hausverwalter aus. Dennoch ist es wichtig, sich mit der Thematik grundsätzlich zu beschäftigen und die wichtigsten Begriffe zu kennen, da Eigentümer die Arbeit des Hausverwalters überwachen müssen.
Diese Anforderungen muss eine Nebenkostenabrechnung für Eigentümer einer WEG erfüllen
Grundsätzlich gelten für die Vermietung von Eigentumswohnungen die gleichen Anforderungen wie bei anderen Mietwohnungen, Unterschiede liegen lediglich im Detail vor. Wie bei anderen Mietverhältnissen können Mieter und Vermieter einen Pauschalbetrag für die Betriebskosten im Mietvertrag vereinbaren, dann muss keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. In allen anderen Fällen ist eine solche Abrechnung laut § 556 BGB einmal jährlich zu erstellen.
In die Nebenkostenabrechnung müssen sämtliche verbrauchten und bezahlten Kosten aufgenommen werden. Die Differenz aus Kosten und Zahlungen ergibt dann je nachdem eine Nachzahlung oder eine Erstattung. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen sämtliche Fristen eingehalten werden. So darf der Abrechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreiten und im Anschluss muss die Nebenkostenabrechnung erfolgen und an die Mieter geschickt werden. Hierbei dürfen nur solche Kosten aufgeführt werden, die laut Betriebskostenverordnung umlagefähig sind.
Verschiedene Rechtsverhältnisse und ihre Bedeutung für die Nebenkostenabrechnung
Bei klassischen Mietwohnungen besteht durch den Mietvertrag lediglich ein Rechtsverhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Das ist bei einer WEG anders. Hier wird zwar auch ein Mietvertrag zwischen dem Wohnungseigentümer und dem Mieter geschlossen, es bestehen aber auch vertragliche Verpflichtungen zwischen dem Vermieter und der Eigentümergemeinschaft der WEG. Wenn sich die WEG nicht selbst verwaltet, sondern eine Hausverwaltung einsetzt, bestehen zudem Rechtsverhältnisse zwischen dem Vermieter und der Hausverwaltung.
Hinweis: Grundsätzlich besteht ein Schuldverhältnis zwischen einem Wohnungseigentümer und der Eigentümergemeinschaft. Somit ist der Vermieter laut § 16 WEG dazu verpflichtet, die Betriebskosten zu bezahlen. Allerdings hat er im Rahmen der Nebenkostenabrechnung die Möglichkeit, diese Kosten an seinen Mieter weiterzugeben. Das betrifft allerdings nur die umlagefähigen Kosten.
Laut § 28 WEG muss ein Hausverwalter eine Betriebskostenabrechnung für alle Wohneinheiten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum erstellen. Diese dient dann als Grundlage für die individuellen Abrechnungen einzelner Eigentümer. Sobald diese eingeht, kann sich ein Vermieter entscheiden, ob die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an den Hausverwalter ausgelagert oder eigenständig durchgeführt wird.
Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an einen Hausverwalter auslagern
Für Vermieter ist es bequem, die Nebenkostenabrechnung nicht selbst zu erstellen, sondern den Hausverwalter der WEG damit zu beauftragen. Dieser erstellt dann nicht nur eine allgemeine Nebenkostenabrechnung für die gesamte WEG, sondern auch individuelle Abrechnungen für einzelne Eigentümer beziehungsweise deren Mieter.
Trotz dieser Auslagerung sind Vermieter dazu verpflichtet, die Arbeit des Hausverwalters zu überwachen. Sollte der Verwalter bei der Erstellung Fehler machen oder bestimmte Fristen nicht einhalten, sind hierfür die Vermieter selbst verantwortlich. Das kann zur Folge haben, dass bei Fristversäumnissen Gelder verloren gehen. Den Verwalter für solche entgangenen Einnahmen haftbar zu machen, ist wiederum äußerst aufwändig.
Wenn Vermieter die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen
Wer sich nicht auf die Arbeit anderer verlassen möchte, kann als Vermieter die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn die Gesamtkostenabrechnung für die komplette WEG bereits vorliegt. In diesem Fall müssen zunächst die umlagefähigen Nebenkosten ermittelt werden. Immerhin dürfen nur diese in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen und von den Mietern eingefordert werden.
Es ist empfehlenswert, sich zunächst mit der Betriebskostenverordnung und den darin enthaltenen Posten zu beschäftigen. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, eigene Posten in die Nebenkostenabrechnung aufzunehmen, wenn diese im Mietvertrag enthalten sind. Zudem besitzt jede Eigentumswohnung ein Grundbuch, mit dessen Hilfe die Grundsteuer ermittelt werden kann. Diese kann ebenfalls auf den Mieter umgelegt werden.
Sich mit der Hausverwaltung auseinandersetzen
Gelegentlich entstehen in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer einer WEG Rechtsstreitigkeiten mit der Hausverwaltung. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Betriebskostenabrechnung für die WEG nicht rechtzeitig vorliegt und Vermieter somit keine eigene Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter erstellen konnten. Allerdings ist dies noch kein ausreichender Grund für die verspätete Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Vermieter müssen in diesem Fall nachweisen, dass sie alle ihnen zur Verfügung stehenden Mittel genutzt haben, um alle nötigen Unterlagen zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu bekommen.
Ein weiteres Problem kann entstehen, wenn Mieter ihr Recht einfordern, Einsicht in die Abrechnungsbelege zu bekommen. Häufig haben Vermieter gar keinen Zugriff darauf, weil diese sich bei der Hausverwaltung befinden. Hier ist es dann erforderlich, das Recht auf Einsichtnahme, das nur der Eigentümer besitzt, durch entsprechende Regelungen dem Mieter zukommen zu lassen, sodass dieser selbst Einsicht nehmen darf.
Besonders spannend wird es, wenn sich der Eigentümer der WEG einen Gewerbetreibenden als Mieter sucht. Da ist es ratsam, den Gewerbemietvertrag und im Besonderen die mietvertraglichen Besonderheiten zu den Nebenkostenabrechnungen von einem Fachanwalt oder einer versierten Verwaltung prüfen zu lassen.
